Chargé d'Accueil - Assistant Administratif H/F - Communaute D'agglomeration du Pays de Ge

Située entre la Haute-Chaîne du Jura, le lac Léman et Genève, la communauté d'agglomération regroupe 27 communes et 100 000 habitants. Avec près de 80 métiers et plus de 180 collaborateurs permanents, c'est une structure en plein développement qui intervient dans : la protection de l'environnement et des milieux naturels, la gestion et la valorisation des déchets, le développement économique, l'aménagement de l'espace, les transports, la santé, le social, l'enfance et la culture.MISSION PRINCIPALE :
En lien avec la direction générale des services techniques et sous l'autorité du responsable du service des moyens généraux, représentant (e) de l'image de l'établissement auprès du public, la ou le chargé(e) d'accueil doit animer un espace de réception et d'information. Elle ou il est en charge d'accueillir le public, l'écouter mais également de prendre le dépôt de sa demande, l'informer et l'orienter.
MISSIONS
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Accueillir le public avec amabilité
- Renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Prendre des messages
Renseignement et orientation du public vers les différents services :
- Identifier et gérer la demande selon son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
Gestion logistique du courrier :
- Réception du courrier interne et externe
- Affranchissement du courrier départ
Assistance administrative du service « moyens généraux » :
- Gestion des réservations de véhicules de la flotte partagée et tâches administratives afférentes
- Locations et réservation des salles du siège,
- Gestion des badges d'accès aux bâtiments du siège,
- Gestion de la signalétique des bureaux,
- Production de courriers et notes,
- Assistance dans les procédures d'achat
- Affichage règlementaire des délibérations et arrêtés,
Vente de tickets de transport
PROFIL
- Niveau Bac ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Rédaction et orthographe parfaites ;
- Pratique de l'anglais (niveau B2) ;
- Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
- Temps complet
- Horaires de l'accueil : 9h-12h30/14h-18h du lundi au jeudi et 9h-12h30/14h-16h le vendredi
- Lieu de travail : GEX
- Poste à pourvoir dès que possible

Experience : Débutant accepté

Compétences : Communication interpersonnelle, Logiciel de traitement de texte, Techniques de gestion du stress, Utilisation de logiciels de tableur, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Assurer la liaison avec les services de maintenance, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Garantir un suivi administratif, Gérer les stocks de fournitures de bureau, Maintenir une communication claire et professionnelle, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, Surveiller les livraisons et les expéditions

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.