Agent du Bureau Études et Formations Bef du Site Ensm de Marseille H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

- Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié auprès des élèves et des stagiaires
- Traiter les demandes de renseignements (boîte mail, appels téléphoniques, accueil), notam- ment auprès des candidats potentiels.
- Gérer le courrier entrant et sortant et le suivi de la boîte mail du service avec ses collègues,
- Saisir et mettre à jour régulièrement les données administratives des élèves dans différents ou- tils (logiciel de scolarité, tableurs) : coordonnées, absences, dispenses, notes, déclarations d'assiduité...
- Accueillir et orienter les élèves et les stagiaires dans le suivi de leur scolarité / formation
- Editer tous documents les concernant (attestations diverses, convention de stage, ordres de mission...)
- Délivrer des attestations de formation, instruire et suivre les dossiers de financement profes- sionnel des stagiaires.
- Participer à l'organisation des examens : édition des documents administratifs, préparation et disponibilité des salles, surveillance...
- Préparer les jurys de fin de semestre et de d'année : tableaux de notes, convocation des membres, bulletins...
- Gérer l'immatriculation des nouveaux élèves et l'obtention de leur brevets maritimes
- Gérer les formations continues et spécifiques maritimes : inscription dans un logiciel dédié, accueil, secrétariat, fiches enquête satisfaction...
- Assurer le suivi administratif des stages du cycle ingénieur : conventions, attestations, suivi des rapports de stage...
- Préparer et organiser la logistique des différents événements du site,
- Assurer l'organisation des élections dans les différentes instances de l'ENSM

Savoir
- Communiquer à l'écrit et à oral
- Maîtriser les outils courants de bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité.
- Connaître le système de formation de l'enseignement supérieur français
- Connaître l'offre de formation de l'établissement, son organisation et son environnement
- Connaître éventuellement le milieu professionnel maritime, la réglementation maritime
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- Une connaissance du logiciel de gestion des études Aurion® serait un plus

Savoir-faire
- Rédiger des documents
- Rendre compte
- Réaliser une tâche dans un temps imparti

Savoir-être
- Travailler en équipe
- Avoir un bon relationnel et le sens du contact
- Rigueur, organisation, suivi des dossiers
- Confidentialité, discrétion et réserve professionnelle
- Être à l'écoute, faire preuve de diplomatie
- Posséder de bonnes méthodes de travail