Responsable du Pôle de Gestion Administrative et d'Exécution Budgétaire Réf. Gaep H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Responsable du Pôle de gestion administrative et d'exécution budgétaire pour les Instituts et les Initiatives de l'Alliance Sorbonne Université
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.

Mission :
- Il/elle encadre l'équipe de gestionnaires administratifs et financiers
- Il/elle rend compte de l'activité de l'équipe de gestionnaires administratifs et financiers au Responsable de la de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des Instituts et les chefs de projets des Initiatives.
- Il/elle est à l'interface entre la direction des instituts et initiatives de l'ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d'appui de l'ASU et les prestataires extérieurs.

Activités principales :
- Encadrer l'équipe de gestionnaires des Instituts et Initiatives ainsi que du projet Sphinx en associant également les gestionnaires de SCAI
- Formaliser les procédures de travail de l'équipe
- Assurer un reporting régulier sur le travail de l'équipe au Responsable de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses...
- Gérer les commandes de ventes

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents

Encadrement : OUI

Connaissances transversales requises :
- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Utilisation des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance souhaitable de l'organisation et du fonctionnement universitaire

Savoir-faire requis :
- Capacité à concevoir et formaliser des procédures de travail
- Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs...)
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

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Savoir-faire :
- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :
- Manager une équipe
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation