Assistant Administratif et Technique H/F - Oxium group

Oxium group est spécialisé dans la gestion globale de projets de construction, en France et en Afrique de l?Ouest, dans deux domaines : l?aménagement des établissements recevant du public et les énergies renouvelables (parcs éolien et centrales photovoltaïques). Il offre des services allant de la conception à la réalisation, en passant par la coordination et la supervision de chantiers.DESCRIPTION DU POSTE
Rattaché au Responsable Administratif et Financier, l'assistant administratif et technique assure un rôle de support essentiel à l'organisation et au bon déroulement des opérations du groupe. Il assiste les responsables travaux dans le suivi administratif des chantiers et participe à la gestion quotidienne des tâches administratives du bureau. Il est garant de la bonne tenue documentaire, du suivi des prestataires, de la gestion des demandes techniques et administratives, et contribue à la fluidité des échanges entre les différents services.

MISSIONS
Support administratif général :
- Gérer le standard téléphonique et traiter les demandes courantes
- Réceptionner, rédiger et assurer le suivi des courriers
- Organiser la prise de rendez-vous et gérer les réservations (hébergements, transports)
- Rédiger les comptes-rendus de réunion
- Gérer les commandes de fournitures et de consommables pour les locaux et les équipes
- Assurer l'archivage et la mise en place d'un système de classement efficace
Support technique et suivi de chantier :
- Saisir et assurer le suivi des devis clients
- Suivre les situations de chantiers en lien avec les conducteurs de travaux
- Établir les factures clients
- Gérer les demandes auprès des concessionnaires (eau, électricité, gaz) et suivre les raccordements jusqu'aux branchements définitifs
- Effectuer les demandes auprès des fournisseurs (nacelles, bennes, rotations.) et en assurer le suivi administratif et la facturation
- Gérer l'administratif lié aux appels d'offres (de la préparation à la réception de l'ordre de service)
- Rédiger les contrats de sous-traitance et suivre les documents administratifs associés
- Suivre la maintenance du parc automobile et du matériel informatique

OBJECTIFS
- Assurer un appui efficace et rigoureux aux équipes techniques et administratives
- Garantir le bon suivi des procédures administratives liées aux chantiers
- Contribuer à l'organisation fluide du bureau et à la satisfaction des équipes

PROFIL DU POSTE
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle
Discrétion et esprit d'équipe

Savoir-faire :
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
Bonne capacité rédactionnelle
Connaissances en gestion administrative et suivi de chantier appréciées
Aisance dans les échanges avec prestataires et fournisseurs

CONDITIONS
- Type de contrat : CDI
- Lieu de travail : 49 avenue de la Division Leclerc, 92290 Chatenay-Malabry
- Disponibilité : Dès que possible

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Renseigner, mettre à jour une documentation technique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Construction d'autres bâtiments

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.