Assistant de Direction - RH H/F - ODA Association Oeuvres d'Avenir

L'association Œuvres d'Avenir (ODA) résulte de la fusion des associations Institut des Jeunes Sourds et Foyer Notre Dame ainsi que la Congrégation des Soeurs Aveugles de Saint Paul qui ont engagé des réflexions afin de regrouper leurs activités médico-sociales au profit des personnes en situation de handicap. Leur mission historique centrée sur le handicap sensoriel et le partage des mêmes valeurs ont facilité ce rapprochement qui a abouti en 2011 à la création de la nouvelle Association Œuvres d'Avenir.

Nos établissements se situent sur 3 sites avec un parc arboré :
- Dans le 14 ème arrondissement de Paris à Denfert-Rochereau (RER B, ligne 4 et ligne 6) où sont présents : l'Institut d'éducation sensorielle (IDES), le SIAM 75 et l'EAM Anne Bergunion.
- À Bourg-la-Reine (92) (RER B) : où sont présents : l'Institut des Jeunes Sourds (IJS), l'EAM Pierre Bonhomme (établissement médicalisé) avec un Centre d'Accueil de Jour, l'EANM Foyer Notre Dame.
- À Gramat (46) : où est présent : L'EHPAD Pierre-Bonhomme.Sous la responsabilité de la directrice d'établissement, vous aurez en charge les principales missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des familles
- Participer aux réunions techniques et aux réunions généralse puis rédaction des comptes rendus sur Netvie
- Insertion des documents de l'usager sur Netvie
- Mise à jour administrative de Netvie
- Rédaction des documents administratifs (courriers, documents de la rentrée...)
- Gestion et actualisation de la base de données Netvie
- Participation aux données du rapport d'activité (statistiques...)
- Gestion du courrier (enregistrement du courrier entrant et sortant)
- Classement de documents administratifs des usagers et du personnel
- Archivage si besoin
- Réalisation des promesses d'embauche ainsi que les contrats de travails sur le logiciel CEGI
- Gestion des absences sur Planning First
- Veille à la prise de rendez-vous avec la médecine du travail chaque fois que nécessaire
- Enregistrement dans le progiciel ou dans l'outil informatique du siège les suivis des avis prononcés par la médecine du travail suite à ces rendez vous
- Constitution des dossiers d'adhésions à la mutuelle ou à la prévoyance selon les procédures édictées par le siège
- Inscription et demande de remboursement des formations sur le portail OPCO SANTÉ
- Réalisation le tableau des EVP tous les mois puis transmission à la gestionnaire de paie
- Mise à jour du dossier du personnel
- Réalisation les déclarations des Accidents de travail
- Participation à l'accueil du nouveau salarié en fonction du protocole
- Relance des familles / à des documents administratifs
- Gestions des absences des personnes accompagnées
- Liste non exhaustive.

Expérience dans le secteur du médico social - souhaitée

Qualités requises
- Utilisation des logiciels Excel, de gestion des dossiers du personnel comme CEGI ou de l'usager comme Netvie
- Savoir travailler en équipe, avoir le sens de l'écoute
- Etre réactive et adaptable
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir réaliser des travaux de secrétariat courant, des comptes rendus de réunions
- Avoir une excellente orthographe
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Avoir l'esprit d'initiative
- Agir dans le respect des règles éthiques et déontologiques.
- Sens de l'écoute

Conditions de recrutement
- Certificat d'Assistant de direction/RH