Secrétaire du Maire et de la DG - Commune d'Etoile sur Rhone H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l'assistante assure l'organisation de l'agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.

SECRETARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GENERALE
- Gestion de l'agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
- Archivage

SERVICE COURRIER
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d'urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion

CONSEIL MUNICIPAL
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d'exécution (signature des conventions, actes...)

GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès...)
- Invitation et organisation des événements :
o RDV et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l'organisation des v½ux à la population

COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES - SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l'expérience professionnelles)
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions sur les missions de service public, et sur l'organisation et le fonctionnement des collectivités locales
- Bonnes connaissances de l'organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d'accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations

COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES - SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maîtrise de l'orthographe)
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d'écoute (pratique de l'écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre