Assistant de Direction - Commune de Narbonne H/F - Fonction publique Territoriale

Missions de la Direction :

* Coordonner la mise en ½uvre administrative des orientations et décisions de politique sportive.
* Accompagner et favoriser sur le plan administratif les échanges structurels avec les clubs sportifs.
* Harmoniser et optimiser le pôle administratif du service.

Missions du poste :

* Assurer la mission d'assistante auprès du Directeur, de l'Élu et du Pôle Sports - Santé - Inclusion.
* Veiller au bon respect dans le service des délais et procédures administratives.
* Suivi des dossiers transversaux (subventions, conventions, délibérations) en lien avec le Directeur.

Principales activités dans le poste :

* Assister le Directeur.
* Assurer le suivi et la prise de rendez-vous du Directeur et de l'Elu aux Sports.
* Assurer le suivi et la gestion du courrier du service : arrivées « Letter Box » et Centrale De Réservation (CDR), délais de réponses.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des contacts de la Direction.
* Réaliser l'interface téléphonique entre le Directeur du service, les partenaires et les prestataires extérieurs.
* Assurer le lien téléphonique avec le Cabinet du Maire pour les relations avec l'Élu et la Direction Générale pour les relations avec le Directeur.
En lien avec le directeur
* Suivre les circuits de validation des documents pour les instances décisionnelles.
* Suivre les conventions du service passées avec les partenaires (clubs, scolaires, collectivités...).
* Suivre les tableaux de bord pour les subventions aux associations sportives.
* Réaliser des tableaux de bord et autres documents de synthèse pour le Directeur.

Conditions particulières du poste (horaires / contraintes...) / Habilitations ou prérequis éventuels nécessaires sur ce poste /
Informations diverses liées au poste.

* Organisation du temps de travail selon l'accord cadre.
* Horaires variables en fonction des besoins et des pics d'activité.
* Travail de bureau au pôle Direction du service.

Informations complémentaires

* Travail en dualité avec le Directeur.
* Nécessité de discrétion et de confidentialité.
* Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (cadre C ou B).
* Rémunération statutaire avec régime indemnitaire.
* Primes annuelles.
* Comité des ¼uvres Sociales : billetterie, chèques vacances, Carte Pass CE.
* Politique RH active : formation, mobilité, évolution de carrière.

Connaissances :

* Contexte et enjeux de la Collectivité.
* Organisation, fonctionnement des services d'une collectivité et missions du service.
* Circuits et procédures administratives.
* Techniques de secrétariat (note, CR, rapports, tableaux...).
* Maîtrise de l'expression orale et écrite de qualité.

Savoir-faire :

* Organiser l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités.
* Rappeler les informations importantes, filtrer et transmettre les messages.
* Intégrer les priorités du service dans la gestion du quotidien.
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
* Respect des délais de transmission des documents et procédures.

Savoir être :

* Etablir une relation de confiance avec le Directeur.
* Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
* Faire preuve de qualité relationnelle et diplomatie.
* Etre autonome.
* Prendre des initiatives.