Un - Une Assistant de Direction - Secretariat General - Nangis H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous la responsabilité de la directrice du secrétariat général, elle-même rattachée au Directeur Général des Services, vous assisterez la direction générale, le Maire et les élus, dans le suivi des actions de la collectivité. Interface privilégiée entre la direction générale, le Maire, les élus, les services et les usagers, vous jouez un rôle prépondérant dans la transmission des informations relatives à l'activité municipale.

- Assurer le secrétariat classique du service ; vérification et ventilation des parapheurs,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service,
- Assurer la tenue de l'agenda du Directeur Général des Services et de la Directrice du Secrétariat Général, l'organisation des rendez-vous, des réunions, des convocations, etc.,
- Assurer le traitement du courrier et assurer le suivi des demandes des habitants, services et partenaires,
- Préparer et suivre les conseils municipaux et autres instances de gouvernance de la collectivité,
- Assurer le suivi et la rédaction des actes administratifs et la tenue des registres,
- Gérer l'espace collaboratif (Teams, SharePoint, etc.)
- Gérer les paramétrages du logiciel de gestion du courrier avec le service informatique et l'éditeur ; Des formations en interne en fonction les mouvements du personnel,
- Avoir un rôle d'alerte dans la gestion quotidienne des activités du service,
- Assurer le classement du service, la mise à jour de bases de données ainsi que l'archivage,
- Faire circuler l'information entre la direction générale et les différents services.

Missions ponctuelles :
- Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous du Maire, du premier adjoint et du Directeur Général des Services et organiser leurs déplacements,
- Rédigez l'ordre du jour des bureaux municipaux,
- Gérer les astreintes des élus en lien avec le cabinet du Maire,
- Assurer la logistique des réunions et des séminaires,
- Préparer les dossiers pour le Maire et le service,
- Suivre le budget et les commandes du service.

- Loyauté, discrétion, devoir de réserve,
- Sens du service public,
- Disponibilité et sens de l'engagement,
- Capacité à anticiper, autonomie,
- Qualités rédactionnelles,
- Connaissance de l'environnement territorial,
- Polyvalence, dynamisme,
- Priorisation des tâches,
- Rigueur, fiabilité et diplomatie,
- Sens du travail en équipe.

HORAIRES ET PARTICULARITES :

Temps de travail : 37h30 hebdomadaire du lundi au vendredi.
Présence en soirée lors des conseils municipaux.

RÉMUNÉRATION :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire et 13ème mois, CIA, participation à la protection sociale complémentaire, COS, CNAS.