Assistant ou une Assistante de Gestion Déplacement 1331-25 - Conseil Régional d'Ile de France H/F - Fonction publique Territoriale

Assistante de gestion de la Mission des Déplacements

PRÉPARE ET ORGANISE LES MISSIONS DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX
Met en ½uvre les missions des élus et des agents via le prestataire sous marché public (demandes d'horaires, de trajets, demandes de devis, réservations de titres de transport, de prestations annexes : hébergement, locations de voiture...).
Prépare le dossier permettant la commande et le paiement des prestations (établissements des bons de commandes, des ordres de mission...) nommage des pièces (devis, bons de commande, ordre de mission) enregistrement du dossier de mission dans la matrice dédiée
Renseigne, complète, modifie et ajuste les pièces comptables (bons de commande) facilitant le paiement des factures conformément au marché public et aux demandes des services comptables et financiers régionaux.

ASSURE LE CONTRÔLE, LE TRAITEMENT ET LA MISE EN PAIEMENT DES ÉTATS DES FRAIS DE DÉPLACEMENT DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX
Traitement et suivi des dossiers relatifs aux frais de missions des élus, des agents (contrôle des pièces justificatives conformément aux textes et délibérations, préparation des liquidations), enregistrement des données dans la matrice dédiée.
Réponse aux demandes de renseignements relatives aux remboursements des frais émanant des agents ou des élus. Traitement des demandes de pièces complémentaires ou des rejets éventuels émanant des services financiers.

RENSEIGNE ET METS A JOUR LES TABLEAUX DE REPORTING D'ACTIVITÉ DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS
Alimente, pointe, ajuste les données permettant l'édition des bilans et statistiques.
Participe à la réalisation mensuelle des bilans à destination de la hiérarchie

CLASSE ET ARCHIVE LES DIFFÉRENTS COURRIELS ET DOCUMENTS NUMÉRIQUES DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS
Procède régulièrement aux classements des dossiers terminés
Archive numériquement les dossiers de l'année écoulée

- Connaissances budgétaire et comptable
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances du secteur des missions et déplacements (législation liée aux missions et au remboursement des frais).

- Maîtrise du Pack Office et plus précisément du logiciel Excel avec possibilité de réaliser des tableaux standards.
- Maîtrise du Pack Office
- Capacité de rédiger des mails et notes simples.

- Capacité à travailler et à s'adapter au sein d'une petite équipe.
- Rigueur, méthode, dynamisme, capacité à identifier et gérer les urgences.
- Respect de la confidentialité des dossiers traités et des données mises à disposition