Assistant Polyvalent H/F - Tgs France

Qui sommes-nous?

TGS France : un groupe engagé et durable

Portés par les relations humaines, l'inclusion et l'engagement, nos 1700 collaborateurs ont à coeur de travailler ensemble pour apporter à nos clients une offre de service globale et durable au travers d'une pluralité de métiers : Audit, Avocats, Conseil, Expertise comptable, Informatique, Paie et Ressources Humaines.

Respectueux et responsable, notre groupe se développe autour de nos engagements RSE en faveur du handicap, du bien-être de nos collaborateurs et de la satisfaction client tout en veillant à réduire notre impact environnemental.

Nous menons chez TGS France une politique RH favorisant la diversité, la mixité sociale et l'accompagnement des évolutions professionnelles.

Votre rôle parmi nous :

Notre filiale TGS France Avocats cherche leur nouveau collègue avec qui travailler en cohésion dans un univers chaleureux et accueillant.

En tant qu'Assistant polyvalent (F/H) en CDI sur Angers ou Tours ou Le Mans*, vous occuperez un rôle clé au sein de l'équipe avocats, en relation de proximité avec les collaborateurs et les clients.

*Ce poste est à pourvoir dans une des trois agences TGS France Avocats, à votre convenance (une partie de vos missions sera réalisée à distance).

Votre fonction consistera à réaliser diverses missions administratives et de gestion, notamment :

Gestion (facturation) :

Collecter les données permettant la facturation et vérifier leur cohérence via le logiciel LOP
Saisir certains éléments de facturation (débours notamment)
Editer la facturation des honoraires et débours pour le compte de différents avocats situés dans différentes agences TGS France Avocats, en lien direct avec eux (points mensuels, validation des éléments de facturation)
Transmettre des factures aux clients et gérer des échanges relatifs aux modalités de facturation
Saisie et suivi des règlements
Eventuellement, relances et suivi du recouvrement et des taxations d'honoraires
Gestion administrative :

Traiter le suivi administratif des dossiers clients via le logiciel Infinity (ouverture, clôture et mise à jour) ou LOP
Ponctuellement, gérer les commandes de fournitures de bureau (environ une fois tous les deux mois)
Ponctuellement, suivi des dossiers CARPA et des visites médicales des bureaux concernés
Premier niveau de vérification des frais
Mise à jour de tableaux de suivi pour les bureaux concernés
Eventuellement, assistance de direction pour les responsables des bureaux concernés

En contact avec de nombreux interlocuteurs, principalement des avocats, vous serez un véritable soutien dans leur activité.

Pour faciliter la communication, un suivi individualisé avec chaque avocat est mis en place.

La gestion administrative à distance (par téléphone, visioconférence et outils collaboratifs) constitue une part intégrante du poste.

Ce qui vous définit et vous distingue :

Vos expériences : vous avez acquis des compétences en assistanat administratif lors d'une première expérience.
Vos compétences techniques : votre rigueur et votre maîtrise de la gestion des tâches administratives et de la gestion de la facturation, ainsi que votre agilité informatique et votre curiosité, vous permettent de vous adapter facilement aux outils et aux évolutions liées à la digitalisation.
Ce qui vous représente humainement : les relations humaines, la communication et le sens de l'organisation sont des moteurs essentiels dans votre quotidien. Vous faites preuve d'une réelle volonté de soutenir les collaborateurs avocats et de faire preuve de souplesse au quotidien.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités comptables

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.