Gestionnaire Administratif et Financier - Appui aux Structures H/F - Universite D'orleans

Au sein de la Direction des ressources Humaines, vous êtes amené à réaliser en fonction du lieu d'intervention, des tâches administratives et financières pour assister les équipes et le responsable de la structure. Dans le domaine financier, vous participez à l'élaboration du budget à l'aide des arbitrages transmis par le responsable, selon les périodes d'intervention, assurez le suivi et le contrôle de l'exécution budgétaire et/ou des opérations financières diverses en lien avec la Direction financière et l'agence comptable.

Activités principales

Gestion administrative

- Assurer l'accueil physique, téléphonique des interlocuteurs interne ou externe ;
- Répondre aux demandes d'informations des structures ;
- Contrôler des dossiers pour en vérifier la régularité ;
- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données de gestion administrative ;
- Elaborer des notes et créer des supports de communication ;
- Assurer le classement et l'archivage de dossiers.

Gestion financière

- Procéder aux opérations d'engagement : Commandes, services faits, préparation des éléments de facturation, contrôle des pièces justificatives (en fonction de la structure en lien avec la DAF) ;
- Présenter les documents de certification à la signature du responsable, saisir sur SIFAC le service fait, scanner, classer et transmettre les documents au service facturier de l'Université ;
- Suivre les crédits par type de dépenses dans des tableaux de bord et rendre compte mensuellement ;
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité ;
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence ;
- Participer à la construction budgétaire en lien avec le responsable de la structure ;
- Procéder aux états de paiements des vacataires et assurer le suivi et le contrôle tout au long de l'année ;
- Suivre et contrôler les dépenses liées à l'apprentissage en lien avec le CFA ;
- Tenir une régie de recettes ou d'avance.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Capacité d'adaptation aux applications, Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques,Savoir rendre compte et travailler en équipe,Savoir appliquer les règles financières,Sens de l'anticipation et de l'organisation

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.