Assistant - Assistante Administratif·ve et Financier H/F - Pôle Emploi

MISSIONS GÉNÉRALES :
Dans le cadre du projet associatif, et sous la responsabilité de la directrice adjointe, l'assistant.te administratif.ve et financier contribue à la gestion quotidienne et au développement de l'association en assurant un soutien administratif et financier rigoureux, organisé et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Il/Elle est responsable de l'ensemble des tâches administratives courantes, de la tenue de la comptabilité de base et participe à l'optimisation des processus internes. Dans un contexte d'évolution de l'association, il/elle joue un rôle proactif dans la mise en place d'outils et de procédures, dans une logique d'amélioration continue.
Elle/il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des salariés et bénévoles de l'association, afin de faciliter le fonctionnement global de la structure.

DESCRIPTION DU POSTE :
Le poste s'articule autour de quatre axes d'intervention :

1/ Ressources humaines
- Assurer le suivi administratif du personnel (contrats, DPAE, visites médicales, mutuelle, absences, congés, etc.)
- Préparer mensuellement les éléments de paie en lien avec le cabinet comptable (dont ticket restaurant, forfait mobilité douce, mutuelle, etc) ; vérifier les bulletins de salaire ;
- Assurer le suivi du plan de formation, les demandes de formations, la planification, les relations avec l'OPCO ;
- Participer au processus de recrutement (publication des offres, organisation des entretiens, suivi des réponses, etc)
- Participer à la préparation et au suivi de la campagne des entretiens annuels d'évaluation et entretiens professionnels ;

2/ Comptabilité
- Vérifier, saisir et assurer le suivi des factures, des notes de frais et des justificatifs comptables ;
- Saisir les écritures comptables / Préparation des éléments pour le cabinet comptable (saisie dans le logiciel, lettrage et rapprochements bancaires)
- Assurer la gestion et le suivi des demandes de remboursements (OPCO, organismes divers) ;
- Assurer le suivi de la facturation clients et des relances des factures impayées ;
- Préparer la clôture annuelle de l'exercice en lien avec le cabinet comptable ;

3/ Administration générale :
- Assurer le suivi des contrats fournisseurs/prestataires de la structure (assurances, prestataire divers etc.)
- Participer à la vie quotidienne de la structure

4/Vie associative :
- Contribuer à la préparation et l'organisation des différentes instances (CSE, conseil d'administration, assemblée générale) ou réunions.

SAVOIRS-ETRE :
Capacité d'adaptation, d'autonomie et d'organisation dans le travail
Sens du travail en équipe
Capacité d'écoute et d'empathie, sens de la diplomatie
Discrétion et respect de la confidentialité

SAVOIRS-FAIRE :
Gestion administrative et financière
Observation et analyse de diverses situations,
Rendu compte de son activité,
Travail en concertation et en complémentarité.

CONNAISSANCES ASSOCIEES :
Maîtrise de l'expression orale et écrite et des outils bureautiques
Connaissance de la législation administrative et financière de base
Connaissance du milieu associatif

IDENTIFICATION DU POSTE :
Prise de poste souhaitée courant juin 2025
Temps de travail : 0,80 équivalent temps plein (évolutif à temps plein)
BTS assistant administratif et financier ou équivalent
Rémunération selon le coefficient 87 de la convention collective ALIFSA, sur la base de 2 282 € pour un temps plein (brut/mensuel - hors ancienneté) + avantages sociaux (tickets restaurants 8 €, chèques vacances, mutuelle, IK vélo, souplesse dans les horaires)

Experience : 18 Mois

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.