Secrétaire H/F - Ass Dep Pupilles Enseig Public

Dans Le cadre d'un remplacement, et sous l'autorité directe de la direction générale, vous l'épaulez dans la gestion administrative des dossiers du siège, durant un CDD de remplacement d'un mois (potentiellement renouvelable) à temps complet, à pourvoir dés que possible.

Vos missions principales

Missions en lien avec le placement de groupes et d'individuels (filière PEVLC du réseau PEP) :
- Assure la diffusion de l'offre de séjours existants en lien avec la chargée de communication
- Recueille les demandes des clients du Morbihan et assure le relais au sein du réseau PEP
- Assure le suivi clientèle
- Assure le suivi des règlements, et des opérations d'encaissements tout en réalisant le lien avec le service comptabilité.
- Recueille auprès du réseau. les nouveaux séjours.
- Participe à des temps de réunions avec des partenaires sociaux.
- Est le référent du logiciel métier au niveau de l'AD et assure la communication interne relative aux nouveautés (changement de version, MAJ des process, etc.)

Autres missions :
- Tenue du standard téléphonique : relevé et transmission d'informations - traçabilité de l'appel reçu
- Accueil physique
- Gestion du courrier (réception, enregistrement arrivée et départ, distribution dans les services, affranchissement, mailing etc.)
- Gestion des bases de données ACCESS : Fichier des adhérents : mise à jour, saisie, édition des cartes, envoi, mailing, données statistiques etc.
- Annuaire général de l'association : mise à jour, saisie,
- Photocopies - reliure - classement - archivage etc
- Gestion des fournitures de bureau et autres fournitures : commande - stock etc.
- Suivi des contrats de maintenance du siège et des petits travaux d'entretien
- Organisation des instances, suivi des dossiers, archivage
- Suivi des dossiers d'assurances
- Suivi et gestion du parc automobile du siège
- Prise de notes et mise en forme de documents et comptes rendus
- Tri, dépouillement et classement de documents
- Contribution à l'organisation de réunions, manifestations et déplacements

Votre profil

- Bac +2 minimum obligatoire type assistant manager/assistant de gestion TPE-PME.
- Expérience exigée sur le même type de poste
- Maîtrise des outils bureautiques
- Rigueur et organisation, Polyvalence et réactivité
- Sens de la discrétion
- Esprit d'initiative et autonomie
- Travail en équipe

Pour candidater à cette offre, merci de transmettre votre lettre de motivation, ainsi que votre CV.

Le détail de cette offre est disponible sur le site des PEP56, rubrique "Offre d'emploi".

Experience : 12 Mois - sur le même profil de poste

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.