Secrétaire Assistant H/F - Adil 82

L'ADIL de Tarn-et-Garonne recherche un(e) secrétaire assistante investi(e) et jovial(e) pour appuyer la directrice dans l'organisation de la structure et sa mise en oeuvre, organiser l'accueil du public et des partenaires et soutenir l'équipe dans la mise en oeuvre de sa mission.
Association à but non lucratif à taille humaine (10 personnes), l'ADIL conduit une mission d'information des particuliers et des professionnels du territoire dans le domaine du logement.

Le poste suppose un travail en étroite collaboration avec la direction et un rôle d'interface avec l'équipe.
Rejoignez une équipe dynamique et engagée et participez à une mission utile et enrichissante !

MISSIONS

1.Secrétariat

- Organiser et gérer l'accueil de l'ADIL 82 (Responsable de l'accueil physique et téléphonique de l'agence : Organisation et gestion de l'accueil de l'agence, accueil physique et gestion du public et des partenaires, prise de RDV)
- Gérer le courrier de la réception à son archivage pour permettre un suivi précis,
- Suivi des outils numériques et internes, tenue des tableaux de suivi (Excel)
- Diffusion des plannings de permanence auprès des partenaires
- Ponctuellement : gérer les prises de RDV pour la direction, les juristes, réservation des déplacements (hôtellerie, transport)
- Saisie statistique

2. Gestion des ressources humaines

- Assurer la gestion quotidienne des ressources humaines de l'association : gestion des dossiers du personnel, suivi des frais de déplacement et de mission, suivi des heures et des congés, maladie, et avantages sociaux (tickets restaurant, prise en charge transports en commun, complémentaires)
- Suivre la paie et les déclarations sociales avec le prestataire conseil RH (préparation des bulletins de salaire, paiement des salaires et des frais de mission/déplacement)
- Veiller à l'application des règles du droit du travail et à la conformité des procédures internes (affichages obligatoires, médecine du travail, DUERP notamment, vérification RGPD)

3.Gestion financière

- Appui à la direction sur l'établissement du budget, organisation des dépenses courantes conformément aux orientations définies
- Contribuer, en appui à la direction, aux demandes de subventions (calendrier, rédaction des demandes)
- Suivre les conventions partenariales (suivi administratif et comptable), suivre les paiements, réaliser les relances
- Traiter et suivre les factures, enregistrement administratif et comptable, relations avec l'expert-comptable, le commissaire aux comptes et les établissements bancaires.
- Suivre de manière dynamique et bilantielle les recettes et les dépenses

4.Organisation des instances et démarches liées au fonctionnement de l'association

- Contribuer à l'organisation des réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale (suivi des membres, envoi des invitations, suivi des inscrits, suivi des documents statutaires, préparer les dossiers et les comptes-rendus de ces réunions)
- Contribuer à et réaliser le compte rendu des réunions d'équipe.
- Participer à l'organisation des événements initiés par l'association ou l'Union régionale des ADIL d'Occitanie.
- Assistance à l'organisation des instances et manifestations organisées par l'équipe (salons, conférences), mailing, publicité, impression et mise en forme des documents et rapports d'activité, diffusion de documentations

5.Responsabilité logistique

- Gérer les achats de fournitures, d'abonnements et les interventions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
- Superviser les contrats avec les prestataires (assistance au suivi des contrats, suivi des paiements) et veiller à leur bonne exécution dans un souci d'optimisation des coûts.

6.Appuyer l'équipe dans l'exercice de sa mission

- Appui à la réalisation de documents (mise en forme : canva, Word, ppt, Excel)

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.