Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ehpad Marie Fanneau de la Horie

Accueil physique et téléphonique
- Accueil, orientation des interlocuteurs de l'établissement (résident, famille, intervenants, visiteurs,.)
- Informer et renseigner les visiteurs et partenaires de l'institution,
- Filtrage des appels téléphoniques.

Secrétariat
- Traitement du courrier entrant et sortant (mise en place d'un chrono courrier),
- Frappe de courrier et divers documents,
- Mise à jour des dossiers résidents

Comptabilité/gestion budgétaire
- Mandatement des factures.
- Elaboration de la facturation aux résidents
- Participation à la campagne budgétaire annuelle (Compte Administratif/Budget Primitif).
- Ecritures de fin d'exercice
- Traitement des recettes
- Participation à l'élaboration du bilan d'activité

Gestion du personnel
- Suivi de la carrière des agents.
- Participation à l'élaboration de la paye.
- Suivi de la gestion des arrêts maladie du personnel
- Mise à jour des dossiers administratifs du personnel.

- Elaboration de statistiques et mise à jour des tableaux de bord de suivi des indicateurs de gestion pour la réalisation du bilan d'activité

Compétences
- Connaissances en secrétariat et informatique, des procédures comptables et financière de la M22 et de la réforme de tarification.
- Connaissance de la comptabilité analytique, des spécificités EHPAD (Hébergement/Soins/Dépendance). Connaissance en droit administratif et droit de la fonction publique territoriale.

Bac secrétariat/comptabilité et formation à la M22
Expérience : Débutant accepté, formation interne assurée

Savoir faire
- Connaître ou s'adapter rapidement aux logiciels informatiques.
- Capacité à bâtir des outils de gestion pour la mise en place du système qualité via des tableaux de bord de suivi en lien avec le rapport d'activité.
- Respecter la confidentialité des informations, conscience professionnelle, sens de l'organisation, capacité d'adaptation et de polyvalence, de transmission des données et jouer un rôle d'alerte auprès de la Direction.
- Avoir le sens du travail en équipe.
- Etre ponctuelle.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.