Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Nicolas Laisne Architectes

Notre Agence d'architectes recherche un(e) Assistant administratif / Assistante administrative

Vos missions

Gestion de l'agence :
- Accueil téléphonique et physique de l'agence
- Traitement du courrier physique et numérique
- Suivi des fournitures
- Suivi des contrôles obligatoires de l'agence
- Gestion de l'entretien de l'agence (gestion de la femme de ménage, du jardinier.)

Gestion commerciale :
- Rédaction et mise à jour des CV de l'agence
- Rédaction des propositions commerciales et devis
- Enregistrement des propositions commerciales (tableau de suivi)
- Assistance à la rédaction de rapports et de courriers
- Assistance à la négociation de contrats
- Assistance à la relecture de documents

Gestion des affaires :
- Enregistrement sur le logiciel métier SX des nouveaux contrats
- Facturation clients sur SX
- Interlocuteur / Interlocutrice privilégié du contrôle de gestion
- Suivi des temps imputés sur les affaires en lien avec les chefs de projets

Gestion administrative :
- Traitement des factures fournisseurs et enregistrements dans Yooz
- Suivi et contrôle des notes de frais et des paiements de l'agence
- Traitement des relances des factures fournisseurs et des factures clients
- Interlocuteur privilégié du service comptabilité
- Assistance aux procédures assurances projets
- Assistance aux procédures RH (embauches, départs, stagiaires.)
- Suivi des visites médicales et des arrêts maladies
- Accueil des nouveaux collaborateurs / collaboratrices
- Coordination de la saisie des temps (faite par les collaborateurs / collaboratrices) et assistance des validations des congés (réalisées par les
Directeurs / Directrices de projets)
- Gestion des demandes de formation

Le profil recherché
Vous avez 5 ans d'expérience minimum, idéalement dans un cabinet d'architecture, un bureau d'études ou chez un maître d'ouvrage.
Possédant de la polyvalence et de la rigueur, vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
Vous possédez des qualités rédactionnelles et relationnelles ainsi qu'un bon esprit de synthèse.
Vous maîtrisez le Pack Office.

Le package de rémunération proposé
- Rémunération selon profil
- Télétravail
- Horaires flexibles
- 12 RTT
- Remboursement transports en commun / Indemnités kilométriques vélo
- Mutuelle & Prévoyance

Vous vous reconnaissez dans les missions et le profil recherché? N'hésitez pas à envoyer votre candidature !

Experience : 4 An(s)

Compétences : Comptabilité générale, Gestion administrative du courrier, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Définir des besoins en approvisionnement, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Organiser le traitement des commandes, Réaliser des opérations comptables, Réaliser la gestion administrative du personnel, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.