Gestionnaire au Sein du Département d'Évaluation de la Recherche H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein du département d'évaluation de la recherche (DER) et sous l'autorité directe de la cheffe de département, le/la gestionnaire administratif(ive) est en charge de plusieurs missions selon les périodes de l'année :
- Gérer les demandes et besoins des membres de comités (experts) dont il/elle aura la responsabilité, de la prise en charge de leur déplacement, dans l'application interne dédiée, jusqu'à leur indemnisation :
- Contrôler les informations de la demande de déplacement avant toute réservation (trajet et hébergement);
- Réserver les déplacements via le voyagiste titulaire du marché ministériel Amplitudes et l'application externe dédiée, eYoma;
- S'assurer du bien-fondé des demandes de remboursement des frais et de leur cohérence avec la politique voyages du Hcéresdont il/elle aura pris connaissance et qu'il/elle appliquera :
- Vérifier la présence et la validité de l'ensemble des justificatifs permettant le remboursement des frais;
- S'assurer de la complétude des fiches experts et des documents afférents nécessaires à leur indemnisation.

Le/la gestionnaire administratif(ive) peut être amené(e) à avoir des échanges réguliers avec des interlocuteurs internes et externes, de tous niveaux (directeurs, chefs de département, agents des départements d'évaluation, conseillers scientifiques, personnels du secrétariat général). Il convient donc d'apporter une attention toute particulière à la qualité de sa communication.

Aussi à l'aise dans l'exploitation d'outils informatiques que dans les échanges écrits et oraux, le/la gestionnaire administratif(ive) apporte également son concours à l'amélioration continue des procédures, des relations inter-départements, des délais de traitement ainsi qu'à celle de l'application interne dédiée.

Les missions du/de la gestionnaire administratif(ive) peuvent être révisées afin de s'adapter à l'évolution des procédures.

Enfin, selon sa disponibilité le/la gestionnaire administratif(ive) peut être amené(e) à travailler sur des missions transversales du DER, le cas-échéant, ou ponctuellement du Hcéres.

- Savoir travailler en équipe, respecter les plannings, hiérarchiser les urgences et alerter sa hiérarchie;
- Être diplomate, concentré, organisé, dynamique et autonome
- Faire preuve de rigueur et de disponibilité;
- Avoir le sens de la confidentialité et du service;
- Connaître les règles de la gestion publique;
- Maîtriser les outils technologiques utilisés dans le cadre de la gestion des frais de déplacement des voyages (réservation en ligne) et des indemnités.

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La maîtrise de l'anglais est un plus.