Gestionnaire Administratif de Formation Réf. Fdl2 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Gestionnaire administratif de formation F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 6 mois.

Prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2025.

Mission :
Rattaché.e à la responsable du service, le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par la programmation, l'organisation et le déploiement d'actions de formation à destination de l'ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Activités principales :

Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique
- Organiser les formations :
- Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d'inscriptions
- Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paperboard...), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
- Envoi des convocations par mail
- Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires
- Lien avec le service financier pour les engagements financiers
- Évaluation des sessions
- Saisie des présences et envoi des attestations de présence
- Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l'établissement
- Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l'interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation
- Gérer et suivre la boite mail partagée du bureau
- Gérer quotidiennement le système d'inscription dématérialisé
- Mettre à jour le site intranet selon l'actualité formation

Participation aux activités transverses du service :
- Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l'activité du bureau
- Proposition d'amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
- Accueil et conseil auprès des agents et des responsables de service
- Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs
- Diffusion des informations en relation avec l'activité de formation auprès de la communauté

Interactions avec notamment :
- Les responsables de structure de l'université et des facultés
- Les agents de Sorbonne Université

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :
- Connaissance de l'environnement professionnel, de l'organisation de la Fonction publique, de l'Enseignement supérieur et de l'université
- Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Savoir situer les activités du bureau au sein de la DGSA Ressources humaines, financières et fonctions supports, de l'université et des facultés

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Savoir-faire :
- Avoir le sens de l'organisation et de la planification
- Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
- Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation (LAGAF)
- Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Maîtriser des aspects techniques et réglementaires lié à l'activité du service
- Savoir prendre en compte les demandes et y apporter les réponses appropriées

Savoir-être :
- Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
- Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
- Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l'organisation
- Savoir travailler en équipe, sens relationnel
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Avoir le sens du contact et des relations humaines
- Être polyvalent et posséder des capacités d'adaptation