Assistante Administrative Dst et Assistante au Sein de l'Ugaf - Chassieu H/F - Fonction publique Territoriale

Assistante administrative à la DST et aux chefs de service
Centralisation administrative et retranscription des demandes d'interventions qui parviennent à la direction via les demandes des autres services ou des usagers extérieurs pour routage vers les services opérationnels-
Gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité
Participation à l'UGAF : Intérim des missions principales d'accueil, de secrétariat et de suivi financier pour les directions des Services Techniques et de l'Aménagement.

Missions principales :
L'assistante administrative vient en soutien administratif au directeur des services techniques et aux chefs de service.
Administrateur du progiciel GMA - Formation de base aux nouveaux arrivants -Alimentation base de données- Mise en place des alertes de maintenances règlementaires
Paramétrage de l'outil GMA pour intégrer les évolutions (patrimoine, personnel, type de demandes...)
Suivi de l'activité : sortie de tableau de bord, requêtes dans l'outil GMA, veille à la suppression des demandes en doublons...

Retranscription et centralisation administrative des demandes d'interventions, et transmission aux chefs de service concernés
Informe et assure le reporting des informations aux personnes concernées en accord avec le chef de service
Réalise le rapport d'activité annuel lié à la GMA, sortie de tableau de bord, retranscription synthétique de l'activité par bâtiment, organisation et gestion d'un tableau de bord de suivi interne de l'activité et développement d'un support de communication à destination des services, des chefs de service, du responsable de pôle et des élus (vulgarisation, aide à l'apport d'éléments de langage)
Prépare les fonds de dossiers et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision
Suivi des dossiers transversaux
Rédige plusieurs types d'écrit : compte rendus réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques, retranscription de notes des chefs de services et DST...

Mission assurées par intérim dans le cadre de l'UGAF pour les 2 directions :
Accueil physique du public reçu au CTM (administrés, entreprises)
Accueil téléphonique des appels au CTM, filtrage téléphonique de la Direction
Enregistrement du courrier (DST/ DADD)
Secrétariat des deux directeurs (DST/ DADD) : courriers, organisations des réunions, gestions des agendas
Préparation matérielle des réunions des directions du CTM
État des tickets restaurants pour la DST et la DADD
Gestion de l'agenda des directeurs DST et DADD

Les Savoirs :
- Maîtrise des techniques d'organisation et de gestion du temps
- Connaissance des différents corps de métiers du bâtiment
- Notions des terminologies techniques
- Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité
- Maîtrise des outils métiers (GMA, GRECO)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (notamment traitement de texte, tableur, publipostage, présentation)
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Règle d'orthographe, syntaxe, grammaire

Les Savoir-faire :
- Capacité à effectuer du reporting
- Posséder de très bonnes qualités d'expression orale et écrite
- Organisation, structuration, anticipation.
- Capacité à gérer plusieurs projets de front.

Les Savoir-être :
Capacité à travailler en équipe
Respect du devoir de confidentialité et de discrétion
Disponibilité
Capacités relationnelles
Rigueur
Sens de l'écoute