Charge d'Accueil - Mairie de Bourg-Saint-Andeol H/F - Fonction publique Territoriale

Définition du poste :
* Accueille, oriente, renseigne physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes.
* Apporte un conseil sur les démarches à suivre et promeut les offres de service de la collectivité.
* Assure le contrôle de premier niveau des dossiers.
* Assure le secrétariat en appui des différents services administratifs
* Assure les permanences Etat Civil / Population

Missions du poste :
* Oriente les administrés vers les services compétents
* Explique les procédures aux administrés
* Analyse la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels)
* Contrôle la complétude des dossiers des services état civil, population, urbanisme...
* Traite les dossiers administratifs simples et prend en charge la pré-instruction des demandes avant leur transmission vers le service compétent
* Participe à la mise à jour de la documentation collective
* Traite et suit le courrier départ et arrivé - tenue à jour d'un chrono en lien avec les services
* Assure la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise

Connaissances :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Maîtrise des outils bureautiques niveau avancé
* Techniques d'accueil
* Techniques de gestion des conflits
* Etat civil, Population, Urbanisme
* Expression orale
* Organisation

Savoir-faire :
* Accueillir et orienter des personnes,
* Expliquer
* Reformuler une demande
* Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
* S'exprimer à l'oral
* Prioriser
* Rédiger une lettre, un document, une note, un rapport
* Établir des tableaux de suivi
* Tenir à jour des plannings de réservation
* Instruire des dossiers en lien avec les services état civil et population
* Pré-instruire les dossiers d'urbanisme

Savoir être :
* Sens des relations humaines
* Capacité d'adaptation
* Faire preuve de diplomatie
* Sens de l'organisation
* Sens des responsabilités
* Sens de l'analyse
* Réactivité
* Maîtrise de soi
* Polyvalence

Spécificités :
* Permanence du samedi matin environ 1 sur 4
* Horaires fixes aux heures d'ouverture du public