Chargé d'Accueil et Assistant Administratif - Beauvallon H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent chargé d'accueil et gestionnaire administratif assure l'accueil physique et téléphonique du public. (Accueille, informe et conseille), suit et gère divers dossiers administratifs

Conditions d'exercices :
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Déplacements occasionnels sur plusieurs lieux différents
- Rattachement : sous la responsabilité fonctionnelle de la référente du service relation aux usagers

Relations de travail :
- Contacts directs avec le public
- Relations avec le personnel communal, notamment les autres personnes chargées d'accueil et la référente
- Echange d'informations avec les membres du conseil municipal et plus particulièrement avec le maire délégué

Mission 1 : Assurer l'accueil du public dans les mairies
- Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone
- Délivrer des documents administratifs (attestations, actes d'état civil, etc.) et en assurer l'archivage
- Assurer la centralisation des actes de l'état civil et du recensement militaire
- Afficher des informations
- Gérer les demandes de la population : état civil, cimetière, recensement militaire...
- Assurer le suivi des demandes des habitants
- Assurer la transmission des demandes d'urbanisme à l'agent référent
- Assurer l'enregistrement et la transmission du courrier
- Assurer l'affranchissement du courrier

Mission 2 : Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs
- Transmettre les demandes de rendez-vous au Maire délégué
- Rédiger les courriers et réaliser des travaux bureautiques

Ce poste exige une grande capacité d'adaptation, une bonne gestion du stress et une aptitude à travailler en équipe. Réactivité, polyvalence et sens de l'écoute sont également essentiels pour s'intégrer efficacement au sein du service et répondre aux attentes des usagers avec professionnalisme.
- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Grande disponibilité vis-à-vis du public
- Savoir gérer les situations tendues avec calme et professionnalisme
- Devoir de réserve, de confidentialité et sens du service public
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Capacité à utiliser les logiciels métiers et à accompagner la dématérialisation des documents administratifs
- Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe dans les écrits professionnels