Assistant Administratif·ive - Direction Sqe H/F - EUROPORTE

Filiale du Groupe GETLINK, EUROPORTE est le 1er opérateur privé de fret ferroviaire, intervenant sur l'ensemble de la chaîne logistique, depuis la collecte et l'acheminement sur les réseaux secondaires et principaux (EUROPORTE France), le chargement des wagons sur les embranchements privés des sites industriels jusqu'à leur déchargement (EUROPORTE Services), la gestion des infrastructures ferroviaires (ports, sites industriels privés et parapublics) en France, mais aussi en Belgique et la maintenance de locomotives diesel (SOCORAIL Atelier de Gray).L'Assistant(e) Administratif(ive) (H/F) exécute les demandes de sa hiérarchie et anticipe ses besoins en optimisant l'organisation et la communication de l'information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions.

Missions principales :

Gestion des habilitations :
- Edition et envoi des documents d'habilitation aux opérateurs jusqu'à la mise en place de Rail Cube
- Renommage et classement des documents d'habilitation des opérateurs dans les dossiers sous ADHOC
- Gestion des demandes de RDV de visite d'aptitude médicale et psychologique ferroviaire
- Planification des rendez-vous
- Demande de rendez-vous
- Envoi des convocations
- Suivi de la facturation
- Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences
- Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train
- Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées
- Gestion des formations électriques et risques ferroviaires
- Gestion des sorties des effectifs des agents
- Archive dossier informatique et papier
- Envoi des documents d'habilitations aux opérateurs
- Mise à jour du fichier de suivi

Gestion documentaire (Direction SQE) :
- Gestion des stocks de documentation imprimée
- Envoi de documentation imprimée en région
- Diffusion de documents aux opérateurs dans l'outil dédié
- Vérification de la mise en forme des documents
- Relance périodique des tâches non acquittées (revue documentaire, validation en souffrance)

Support au pilotage du Système de Management Intégré :
- Mise en forme de documents
- Gestion de l'affichage SQE dématérialisé

Gestion administrative de la Direction SQE :
- Réalisation de compte-rendu de réunion
- Préparation de courrier
- Préparation de support de présentation
- Gestion des commandes
- Organisation des réunions et séminaires (réservation de salle...)

La liste des missions énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.

Vous disposez :
- D'une formation Bac à Bac +2 au minimum et d'une expérience dans le secrétariat.
- Une maîtrise des outils informatiques (Pack Office, SAP)
- Des compétences en Gestion Administrative

Une expérience dans un service SQE serait un plus.