Secrétaire d'Accueil H/F - Confluence Sociale

I - DESCRIPTION DU POSTE
La/ le secrétaire administrati(f(ve) d'accueil a pour missions :
- La participation aux missions d'accueil de l'association
- La gestion du standard téléphonique
- La remontée d'informations auprès de la direction de tout dysfonctionnement constaté
Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM :
- Sous l'autorité de la direction et de la Responsable Administrative, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association.

II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1- Accueil et visites
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public)
- Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité
2- Administratif
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils.
- Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs
- Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables.
- Procède en lien avec la juriste à la GED et l'indexation des documents juridiques.

3- Organisation du service :
- Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions
- En cas d'absence de son binôme assure la suppléance
- Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté

4- Représentation du service :
- Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service.

III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles
- Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données
- Esprit d'initiative et sens du compte-rendu
- Disponibilité et réactivité
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.

Experience : 5 An(s)

Compétences : Agent d'accueil et de secrétariat, Modalités d'accueil, Principes de la relation client, Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD), Secrétaire assistant(e), Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Collaborer avec d'autres télésecrétaires pour gérer les flux de travail, Détecter les situations d'urgence et les gérer selon les instructions du client, Garantir la confidentialité des informations, Gérer les agendas électroniques, Identifier, traiter une demande client, Rédiger des messages et des emails professionnels, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Respecter les délais de réponse et de traitement, Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence), Suivre les procédures de réponse standardisées, Utiliser des logiciels de prise de rendez-vous, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles :
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.