Assistant Administratif - Rennes - Brest H/F - Manpowergroup Solutions

Assistant administratif, Hôte d'accueil H/F Rennes

Nous recherchons un Assistant administratif/Hôte d'accueil F/H avec la conviction que chaque personne a un potentiel unique et que nul n'est inemployable.

Découvrez la mission que nous vous proposons.
Le pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières.

Les missions qui vous attendent :
Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings :
Gérer l'accueil physique et téléphonique
Réceptionner et dispatcher le courrier
Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion
Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation
Compléter les plannings des agences
Réaliser les commandes fournisseurs
Concevoir et envoyer les reportings d'activités
Gérer les litiges, réclamations et avoirs
Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation
Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation.

Logistique et via agence :
Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés.)
Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites
Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique
Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches
Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites
Contribuer à faciliter les échanges

Gestion administrative :
Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion
Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers
Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers
Assurer la saisie des données reporting

Missions diverses :
Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes
Participer à l'organisation d'événements d'emploi
Venir en support aux bénéficiaires pendant les ateliers à l'espace coworking

La liste des missions n'est pas exhaustive, elle évoluera en fonction de votre profil.

Les Assistants administratif/Hôtes d'accueil H/F qui s'épanouissent dans cette mission ont en commun : Un état d'esprit positif.

Les capacités suivantes :
L'ouverture d'esprit
Le sens de l'humain
L'écoute active
Le sens du résultat.

Profil recherché
Nous recherchons un profil dynamique, rigoureux, ayant un bon relationnel, l'esprit d'équipe et faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation.

Votre formation
Vous êtes diplômé d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à Bac +2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire.

Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes :

Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...)
Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin
Maîtrise des moyens de communications : téléphone, chat, vidéoconférence.
Aisance rédactionnelle
Rigueur, organisation, gestion des priorités
Respect des engagements et délais imposés
Sens du service et réactivité
Autres informations
Les chiffres clés du poste :

CDD de 6 mois renouvelable
Localisation : Rennes
Horaires hebdomadaires : 36h30
Rémunération : 25 170 € BRUT ANNUEL

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.