Assistant - Assistante Administration des Ventes H/F - Jasmiin

Missions principales :
- Traitement des commandes client et fournisseur via notre ERP (outil de gestion des commandes).
- Être l'interlocuteur privilégié des Commerciaux et Agents de JASMIIN pour tout le cycle de vie logistique et administrative de leurs commandes.
- Gestion de la logistique, des états des stocks : affrètement des transporteurs et suivi de notre prestataire en préparation de commande.
- Être en lien avec nos fournisseurs : transmission des commandes, mise à disposition des produits, enlèvement des commandes, suivi des disponibilités et tarifs, demande d'échantillons.
- Être en soutien aux commerciaux pour la rédaction des offres commerciales, des supports de vente, des documents de présentation de nos références.
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous des commerciaux (statistiques, CA, volume, fiches produit.)
- Réaliser les dossiers administratifs suite aux sélections de nos références (sur les interfaces ou matrice des clients)
- Traitement du courrier, classement et archivage, mise à jour des annuaires et base de données
- Support à la comptabilité : facturation, notes de frais, classement, éléments contractuels avec les clients et fournisseurs...
- Répondre au téléphone et renseigner vos interlocuteurs : clients, fournisseurs, logisticiens et membres de l'entreprise.

Missions complémentaires (suivant vos compétences) :
- Développer nos supports de communication et, optionnellement, notre site de vente en ligne.
- Préparation administrative et logistique des salons et dégustations.
- Participer au développement de notre sourcing et au travail sur le marketing des vins et la communication de JASMIIN (nouveaux produits, gamme, habillage, conditionnement, PLV.)
- Dossier et formalités administratives pour l'Export

Contexte du poste :
- Ouverture de bureau près de Toulouse en complément du siège à Agen.
- Votre activité viendra en renfort de l'équipe actuelle d'Administration des Ventes et d'un départ prochain à la retraite.
- Le périmètre du poste s'adaptera et évoluera suivant votre profil et compétences

Vos différents interlocuteurs :
- En interne :
o Avec l'équipe d'Administration des Ventes qui vous formera et qui organisera votre travail.
o Avec tous les commerciaux et le PDG pour le support à leurs activités ainsi que les agents commerciaux
- En externe : principalement avec nos fournisseurs, les logisticiens et transporteurs ainsi qu'avec les équipes administratives de nos clients

Compétences obligatoires :
- Aisance avec l'informatique dont principalement avec la suite Office : Excel, Word et Outlook.
- Savoir rédiger des mails et échanger avec des clients professionnels
- Aimer répondre au téléphone, être accueillant et communiquer avec de très nombreux interlocuteurs
- Savoir travailler dans une structure PME qui demande une grande polyvalence.

Idéalement mais non obligatoire : appétence avec les produits que nous commercialisons (Vins, bières et Champagnes.) et/ou aimer la cuisine.

Principales qualités à avoir pour ce poste :
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Implication et rigueur
- Autonomie
- Discrétion car vous aurez accès aux données clés de l'entreprise
- Partager les valeurs de l'entreprise et des produits que nous commercialisons

Experience : 24 Mois

Compétences : Logiciel de gestion clients, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Assurer un service après-vente, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) alimentaire non spécialisé

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.