Assistant H/F - Agence de la Biomedecine

L'Agence de la biomédecine est une agence publique nationale de l État créée par la loi de bioéthique de 2004. L Agence exerce ses missions dans les domaines du prélèvement et de la greffe d organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l embryologie et de la génétique humaines.Environnement du poste
La direction juridique assure l'expertise juridique de l'Agence pour les activités relevant de sa compétence, en lien et avec l'appui de l'ensemble des services de l'Agence :
- Collaboration avec les autres directions et en particulier les directions de la DGMS (Direction Générale en charge de la politique médicale et scientifique) et la mission d'inspection ;
- Coordination des travaux des directions impliquées dans les projets législatifs et réglementaires ;
- Gestion du conseil d'orientation de l'Agence ;
- Rédaction de rapports;
- Gestion des autorisations et des avis relevant de la compétence de l'Agence.

Ainsi, l'Assistant(e) a en charge :
- La gestion des conventions ;
- La gestion des autorisations ;
- Le secrétariat de la direction.

Missions principales
Dans ce cadre et en collaboration avec les juristes et les chargés de projets autorisation, les activités principales de l'Assistant(e) sont les suivantes :

- La rédaction et la gestion des conventions :
- Frappe et adaptation des conventions (publipostage) ;
- Gestion des tableaux de suivi ;
- Suivi financier dans SAP.

- Le suivi et la gestion des autorisations :
- Copie et suivi des dossiers ;
- Rédaction des courriers et décisions ;
- Notification et classement ;
- Recevabilité des dossiers import/export de gamètes et déplacement d'embryons ;
- Saisie des dossiers dans le logiciel AGAAR + mise à jour.

- L'assistanat de la direction :
- Accueil téléphonique, prise de notes, messages ;
- Suivi des dossiers de la direction ;
- Gestion de l'agenda ;
- Organisation de réunions internes et externes ;
- Frappe, mise en forme de documents, courriers, notes, divers + diffusion ;
- Classement des documents de la direction, archivage ;
- Référent(e) mission archive ;
- Demande de travaux (photocopies.) et de fournitures ;
- Gestion de la boite mail « juridique » ;
- Aide à la préparation du conseil d'orientation.

Relations fonctionnelles
- L'Assistant(e) est en relation avec tous les services de l'Agence, et plus particulièrement avec ses responsables.

Spécificités et contraintes du poste
La spécificité du poste tient compte de la nécessité d'assurer le lien entre les 7 membres de la Direction et avec les autres services ou Directions de l'Agence.

Connaissances, compétences et aptitudes
En cours de formation ou diplômé(e) d'un Bac +2, une première expérience en secrétariat ou en assistanat d'équipe de préférence dans le secteur public est appréciée.
Ce poste nécessite de la rigueur, de l'autonomie, une grande aisance relationnelle ainsi qu'un sens avéré de la procédure.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour accomplir toutes ces missions.

Experience : 12 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Classer des documents, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Gérer les documents juridiques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus, Organiser l'archivage des documents, Saisir des documents juridiques, Sens de l'organisation, Aptitude au travail en équipe, Aisance en communication orale et écrite, Sens du relationnel, Bonne gestion du stress, Expérience en secrétariat - secteur public

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.