Responsable des Archives H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions du poste
o Mission générales (Définition du métier)
- Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l'archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d'archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation
- Encadrement direct des équipes.
- Management du prestataire pour les archives externalisées.

o Mission permanentes
- Conception et organisation du circuit de l'archivage ; des conditions de conservation et de la mise à disposition des archives auprès des professionnels de l'établissement
- Gérer les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) affectés au service, suivre et contrôler leur utilisation,
- Contrôler les prestations délivrées (contrôles qualitatifs et quantitatifs des prestations), analyse des résultats et mesure des progrès par rapport aux objectifs. Identification des écarts et mise en place des actions correctives si nécessaire
- Encadrer et animer l'équipe, réaliser les entretiens de recrutement, les évaluations annuelles, valoriser le développement des compétences, établir les besoins en formation
- Mise en place / Amélioration de tableaux de bords pour le suivi des activités et le suivi financier. Définition de KPI communs aux sites
- Reporting des dépenses et de l'activité interne et externe auprès de la hiérarchie
- Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d'activité, rédaction des demandes de destruction auprès des archives départementales
- Établir / actualiser, participer et mettre en oeuvre des procédures, protocoles, instructions, consignes, spécifiques à son domaine de compétence et contrôler leur application.
- Définir et choisir les matériels et équipements nécessaires à son domaine d'activité
- Assister les décideurs (Directions, ligne hiérarchique) dans les choix, les projets, et les activités du service,
- Assurer la veille réglementaire, normative et technologique dans son domaine d'activité
- Communication ascendante et descendante

o Mission ponctuelles (spécifique au métier)
- Mise en place une démarche d'amélioration continue
- Pilotage de projet dans son domaine de responsabilités
- Homogénéisation des pratiques tout en tenant compte des spécificités des sites
- Participations ponctuelles à des groupes de travail

La prise de fonction d'établira en 3 phases :
- A la prise de fonction, le périmètre sera celui des archives administratives et médicales du site CHSF
- A 6 mois : le périmètre ci-dessus + la gestion des archives médicales sur le CHA
- A 12 mois : le périmètre ci-dessus + les archives administratives sur le CHA

o Qualités professionnelles
- Capacité de négociation
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Objectivité et Intégrité
- Dynamisme et Autonomie
- Force de proposition

o Formation et / ou qualifications requises
- Titulaire d'un diplôme de niveau II ou III, avec une expérience professionnelle
- Et/ou expérience de plus de 5 ans sur des postes similaires