2025.43 Agent d'Accueil et de Secrétariat H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé (e) sous la responsabilité du directeur d'Unité de Gestion, l'Assistant(e) d'accueil et de
secrétariat participe à la gestion administrative et financière de l'UG et assure l'accueil et
l'accompagnement des étudiants tout au long de leur séjour dans la résidence. Il/elle travaille en
lien étroit avec le Secrétariat et Responsable du Pôle Usagers de l'Unité de gestion.

transversales
Accueillir, Informer et Orienter le public. Participer à l'administration et à la gestion de la
structure.
I- ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives...)
- Gérer les rendez-vous d'accueil
- Apporter une réponse de 1er niveau sur les services du Crous (Logement, Bourse,
Restauration, Service Social, Animation...) et de l'Université
II- CONTRIBUER AUX CONDITIONS MATERIELLES D'ACCUEIL DE QUALITE :
- Connaitre et maitriser le parc de logements de l'UG et du Crous
- Possibilité d'assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, et faire si besoin des tickets de
relevé d'incident
- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
- Veiller à la qualité des lieux de vie en se déplaçant sur les résidences
III- GESTION ADMINISTRATIVE :
- Vérification et constitution des dossiers locatifs
- Gestion des arrivées et départs (communication des places disponibles au pôle logement)
- Participation à la campagne de renouvellement sur les résidences
- Gestion des impayés de loyer, relances
IV- GESTION LOCATIVE SUR LOGICIEL HEBERG :
- Saisie des rib, réservations, arrivées, permutations, départs,
- Constatation des dégradations
GARANTIR A LA SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS
- Connaitre le fonctionnement du SSI (Système de Sécurité Incendie)
- Maîtriser les gestes liés à la sécurité incendie (évacuation, manipulation des extincteurs...)
- Veille au respect du règlement intérieur
- Gérer les situations d'urgence
- Prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accident

Savoirs :
- Bureautique (Word, Excel, PPT)
- Internet, Messagerie
- Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des
résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.)
- Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
- Connaissance des règles budgétaires et comptables
- Anglais, niveau intermédiaire
Savoir-faire :
- Travail en équipe
- Capacité d'analyse
- Rigueur et sens de l'organisation
- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication orale et écrite
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Goût pour le travail administratif
- Sens de la communication, diplomatie
- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
- Sens du service public
- Polyvalence