1297-Secrétaire Autonomie - Conseil Departemental de Meurthe et Moselle H/F - Fonction publique Territoriale

Il.elle assure le secrétariat de différentes missions au sein de la direction de l'Autonomie :
- Secrétariat du programme de soutien aux proches aidants,
- Secrétariat de l'accueil familial en lien avec le responsable et le référent départemental de l'accueil familial PA PH,
- Secrétariat du CDCA en lien avec la directrice de l'Autonomie,
- Soutien au secrétariat de la direction Autonomie.

Programme de soutien aux proches aidants
* Assure l'accueil téléphonique et gère l'organisation des réunions
* Saisit et met en forme les courriers, effectue l'envoi des convocations aux réunions
* Assure la continuité du recensement de l'offre de l'aide aux aidants et l'envoi aux partenaires

Accueil familial
* Assure l'accueil téléphonique
* Gère l'envoi des courriers et des agréments
* Organise les réunions des accueillants familiaux et apporte son appui dans l'organisation de leur formation
* Participe aux réunions de service, en assure l'organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
* Participe à la promotion de l'accueil familial (outils de communication, forums etc.)
* Participe à la tenue des dossiers et à leur classement et archivage
* Assure la mise à jour des tableaux de bord et des statistiques

Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie (CDCA)
* Assure l'organisation des réunions, y participe, en assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus (Bureau et Assemblée plénière)
* Saisit et met en forme les courriers et comptes rendus
* Collabore à l'organisation de manifestations, forums...
* Assure la mise à jour des éléments de communication du CDCA

Secrétariat de la direction de l'Autonomie
* Intervient en appui du secrétariat de la direction, en assurant l'accueil téléphonique et physique du service, en prenant les messages et en orientant les demandes vers le bon interlocuteur
* Gère la commande, la distribution et la gestion des fournitures pour l'ensemble des agents de la direction
* De façon transitoire, jusqu'au retour à un effectif complet au sein de l'équipe d'instructeurs APA, gère la boite mail « Rejets APA à domicile » et enregistre les données sur la plateforme en lien avec la CARSAT

De manière transversale
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements...
* En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
* Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants...)
* Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service
* Trie, classe et archive les documents du service
* Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire.

Compétences techniques :
* Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint...)
* Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
* Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences relationnelles :
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Etre en mesure de travailler en équipe
* Savoir écouter
* Collaborer avec l'ensemble des personnels
* Savoir respecter des règles/des échéances
* Savoir rendre compte de ses actions

Compétences stratégiques :
* Etre capable de prendre des initiatives
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d'importance ou d'urgence
* Planifier les activités en fonction des contraintes
* Savoir orienter les personnes vers l'interlocuteur ou l'organisme adéquat