Assistant Administratif - Cachan H/F - Fonction publique Territoriale

POSITION DANS L'ORGANISATION

Positionnement hiérarchique :
N + 1 : Responsable du service Fêtes et Cérémonies
N + 2 : Directrice de cabinet

Relations internes : Elus, tous les services de la ville

Relations externes : Personnalités extérieures, fournisseurs, associations, administrés

MISSIONS :

Secrétariat polyvalent du service Fêtes et Cérémonies
Travaille en binôme avec l'assistant du service Fêtes et Cérémonies

FONCTIONS ET ACTIVITES

Accueil du service :
Accueil téléphonique et physique du service
Représentation du service pendant les manifestations (participation en alternance avec les membres du service)

Gérer le fichier des personnalités :
Tenir à jour le fichier des personnalités (+ de 3000 adresses)
Participer à la gestion des v½ux de la Maire
Gérer les invitations aux cérémonies officielles
Répondre aux v½ux reçus

Secrétariat comptable du cabinet de la Maire :
Engagement des bons de commande des services Fêtes et Cérémonies et Communication
Liquidation des factures de ces deux services

Gestion des salles :
Gestion des plannings des diverses salles de la commune
Régisseur pour les salles payantes

Mission d'accueil Cabinet : participer à la continuité d'accueil en lien avec les assistantes du cabinet :
Prise de rendez-vous, distribution du courrier des élus.
Adaptation horaire au mode de fonctionnement du cabinet après installation dans l'hôtel de ville rénové et après les élections municipales (en lien notamment avec les possibles évolutions des permanences des élus).

Divers :
Travaux de mise sous pli du cabinet
Gestion et dispatching des fiches manifestations du cabinet
Participation à la mise en place des manifestations du service

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

SAVOIR :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Maîtrise des logiciels ASTRE, SUIPI, PLANITECH

SAVOIR - FAIRE :
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
Savoir travailler en transversalité
Capacité d'analyse et de synthèse
Respecter le devoir de discrétion professionnelle

APTITUDE / QUALITE
Autonomie et polyvalence
Sens de la communication
Disponibilité et écoute
Réactivité et dynamisme
Sens de l'organisation