Assistant Service Scolaire et Jeunesse - Noyon H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent accomplit toutes les missions administratives telles que l'accueil du public physique et téléphonique dans le cadre des inscriptions et dérogation scolaires, la recherche de devis, l'engagement des commandes, le suivi de la facturation, la gestion des remplacements d'atsem, l'organisation de la reprographie et matériel lors des élections de parents d'élèves, les demandes de matériel lors des fêtes de fin d'année des écoles, la gestion des cadeaux et chocolats de Noël pour les écoles.
Il ou elle sera également amené(e) à effectuer des tâches administratives pour les accueils collectifs de mineurs en binôme avec la deuxième assistante du service.

- Accueil physique et téléphonique des administrés.
- Gérer les inscriptions scolaires et des inscriptions aux ACM.
- Assurer le lien avec les écoles, les services de restauration scolaire, d'accueil périscolaire et les services de la mairie.
- Gérer le remplacement des ATSEM :
1) Contacter les agents remplaçants pour le assurer les remplacements des absences des ATSEM dans les écoles, transmission de l'information aux RH + aux écoles maternelles.
2) Assurer le suivi mensuel des absences sur tableau Excel transmis aux RH.
- Demander les devis, engager et suivre des commandes de fournitures, de matériel et facturation (écoles, restauration, accueil périscolaire, accueils collectifs de mineurs) en fonctionnement et investissement. Contrôle sur tableau Excel sur la disponibilité des crédits.
- Dans le cadre des élections des parents d'élèves en octobre : organiser la reprographie des bulletins de votes et professions de foi fournis par les écoles. Achat des enveloppes de vote en fonction des effectifs scolaires. Organisation de la logistique pour la transmission du matériel de vote (enveloppes, bulletins, professions de foi, urnes et isoloirs) dans les écoles.
- Fête de fin d'année scolaire : collecter et transmettre des demandes de matériel des écoles aux services concernés.
- Réunion conseils d'écoles/certains événements : invitations via le logiciel « messagerie » des élus référents des établissements scolaires et de la responsable du service.
- Collecter les comptes rendus des réunions des Conseils d'Ecoles et assurer leur suivi.
- Transmettre via un logiciel les demandes d'intervention de travaux et autres des écoles et des ACM aux différents services municipaux.

Savoirs
- Obligation de réserve, d'obéissance hiérarchique et de discrétion professionnelle - Connaitre son territoire d'action et le fonctionnement d'une collectivité

Savoir-faire
- Assurer des fonctions d'accueil téléphonique et physique
- Assurer la gestion du courrier : enregistrement et redistribution du courrier
- Assurer la planification des rendez-vous et des réunions
- Avoir une bonne aisance rédactionnelle (courriers, convocations, compte rendus de réunion)
- Assurer des travaux de correspondance administrative et de comptabilité
- Connaitre la méthode d'archivage et de classement
- Utilisation d'outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
- Relations directes avec les administrés, le corps enseignant, les services internes : avoir le sens de l'écoute, savoir informer, s'adapter et gérer les imprévus