Assistant - Assistante Ressources Humaines H/F - Maison D'accueil Pierre Guicheney

La Maison d'Accueil Pierre Guicheney, établissement médico-social accueillant un EHPAD et un foyer de vie, recherche un(e) assistant(e) ressources humaines à 80% (mercredi libre), contrat en CDD de trois mois.
1) Mission : plannings
- Tenir à jour les plannings et les adapter aux événements,
- Vérifier et répondre aux demandes de congés payés, récupérations de fériés, récupérations d'heures, échanges d'horaires ou de jours dans la boîte aux lettres Octime,
- Recenser les absences et noter les remplacements,
- Programmer les fériés travaillés sur l'année en étant vigilant sur l'équilibre des jours et des heures,
- Réaliser un point sur les récupérations de fériés et veiller à ce qu'ils soient pris dans le mois ou le mois suivant,
- Faire un point sur les soldes CP et veiller à ce qu'il soit pris avant le 31 mai (voir le 30 juin en accord avec le directeur),
- Faire le point sur le solde de DC et veiller à ce qu'il soit entre - 7 et + 7 au 31 décembre et à 0 au 31 mai.
2) Mission : remplacements
- Passer les annonces sur le site de Pôle Emploi et y effectuer des recherches,
- Réaliser les déclarations préalables à l'embauche,
- Réaliser les contrats de travail et les avenants,
- Créer les dossiers salariés et les tenir à jour,
- Imprimer les plannings Octime des remplaçants à joindre à chaque contrat et/ou avenant,
- Préparer le tableau récapitulatif des remplaçants pour le mois suivant en indiquant les périodes de remplacement, le calcul des heures.
3) Mission : préparation pour salaires
- Comptabiliser les heures complémentaires et supplémentaires,
- Faire les avenants des heures complémentaires et supplémentaires,
- Lister les absences non payées,
- Lister les salariés partis en formation avec le nombre d'heures,
- Lister les nouvelles adhésions, modifications et radiations à la mutuelle complémentaire.
4) Plan de formation
En lien avec le directeur, préparer, suivre et gérer le plan de formation des salariés,
5) Médecine du travail
- Faire les demandes de visite (embauche, reprise, etc.),
- Faire les inscriptions des nouveaux salariés et les radiations sur le portail internet,
- Faire la déclaration des effectifs en début d'année.
6) Mission : CSE
- Envoyer les invitations accompagnées de l'ordre de jour et du compte-rendu de la réunion précédente,
- Préparer les documents en vue de la réunion CSE : la liste des fiches d'événements indésirables, la liste des accidents du travail, les accidents bénins et les mouvements du personnel, les arrêts de travail avec les dates et le nom des remplaçants,
- Préparer et organiser les élections.
7) Missions : transversales
- En cas d'absence de l'agent de l'accueil :
- Accueil physique et téléphonique,
- Rédiger les menus,
- Ouvrir le courrier,
- En cas d'absence de la comptable, saisie sur EIG des arrêts de travail et des prolongations,
- Récupérer les informations et documents concernant les risques professionnels,
- Participer à la démarche qualité,
- Réaliser l'affichage obligatoire,
- Déclarer le document sur l'égalité homme/femme,
- Réaliser la base de données économique sociale et environnementale (BDESE),
- Déclarer les accidents du travail et les maladies professionnelles,
- Réaliser le tableau des astreintes,
- Mutuelle complémentaire :
- Fournir les documents aux nouveaux CDI,
- Sur le portail internet : faire les adhésions des nouveaux CDI et les radiations en cas de départ,
- Récupérer les documents en cas de refus de mutuelle.
- Tenir à jour les listes de salariés (liste pour l'astreinte, liste de personnes à contacter).

Experience : Débutant accepté

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.