Assistant Administratif en Bureau d'Étude BTP H/F - Formella Genie Conseil

Domaines d'activité :
construction neuve ou réhabilitation en marchés privés ou publics, immeubles de logements collectifs, bâtiments d'activité tertiaire, établissements recevant du public, sites industriels, hangars, ouvrages d'infrastructure, bassins, maisons individuelles...

Tâches :
- Établir chaque semaine les factures y compris les dossiers d'affacturage et leur validation par les clients,
- Relancer les clients en situation de retard de règlement,
- Comptabiliser quotidiennement l'ensemble des mouvements financiers de l'entreprise, les présences ou absences des employés,
et transmettre mensuellement au cabinet comptable les justificatifs correspondants,
- S'assurer régulièrement de la validité des attestations d'assurance, de régularité fiscale et de cotisations sociales, élaborer des tableaux de suivi de charges et créances diverses et les mettre à jour régulièrement,
- Assister mensuellement le cabinet comptable pour l'élaboration du bilan, saisir les ordres de virement des salaires et charges diverses,
- Commander les matériels informatiques et les consommables,
organiser et classer l'ensemble des documents administratifs dématérialisés et matérialisés,
- Collaborer à la rédaction de documents administratifs divers, y compris de contrats de travail,
- Répondre aux appels téléphoniques et les orienter aux interlocuteurs concernés,
- Aider à la résolution des disfonctionnements techniques éventuels,
- Publier régulièrement sur les réseaux sociaux les réalisations et activités de l'entreprise

Logiciels :
- Comptabilité : EBP ou CIEL
- Traitement de texte et mise en page : Pack Office, Acrobat Pro

Compétences attendues :
maîtrise des logiciels ci-dessus,
notions juridiques des marchés privés et publics du B.T.P.,
connaissance de la convention collective Syntec des bureaux d'études techniques,
pratique du vocabulaire technique du B.T.P., capacité à comprendre des descriptifs techniques, aptitude éventuelles de lecture de plans d'architecte et techniques...

Profil recherché :
sens de l'organisation, esprit synthétique, gestion des priorités, fiabilité, méthode et rigueur, esprit d'initiative, aisance relationnelle, travail en autonomie et en équipe, confiance en soi, optimisme et positivisme.

Environnement de travail :

lieu : 95 Rue Pierre Flourens, Bâtiment G, 34090 Montpellier
horaires : 24h par semaine en 3 à 5 jours entre 9h et 16h00
effectif (y compris chef d'entreprise et assistante administrative) : 7 personnes

***** Prise de poste Urgente****

Experience : 2 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Gestion administrative du courrier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Assurer la gestion administrative d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Logiciel EBP ou CIEL,Gestion des appels d'offres,Maîtrise du Pack Office

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.