Assistant·e de la Sous-Préfète H/F - Prefecture de Departement Finistere

Vos activités et missions principales :

Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture

Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l'agenda de la Sous-préfète
Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions - réponses aux divers sollicitations)

Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d'informations auprès des différents services et mise en forme)
Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires :
Communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l'élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)

Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d'accueil et PAN)

Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture- création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d'avion - réservation hôtel).

Correspondance du service départemental d'action sociale : communication d'informations à caractère social au sein de la sous-préfecture

Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Polyvalence, réactivité, adaptabilité, discrétion, disponibilité

Votre environnement professionnel

- Activités du service
- Relations avec les collectivités locales, les entreprises et la société civile
- Coordination des politiques publiques prioritaires : aménagement, logement, entreprises et emploi
- Sécurité de l'arrondissement, appui local à la gestion de crise, pôle départemental des armes

- Composition et effectifs du service

La Sous-préfecture est composée de 11 agents répartis sur deux sites (9 à Chateaulin et 2 sur Carhaix), divisés en 3 pôles : secrétariat général, pôle de la réglementation et de la sécurité, pôle de l'animation territoriale

- Liaisons hiérarchiques

- La sous-préfète, la secrétaire générale de la sous-préfecture

- Liaisons fonctionnelles

Cabinets et secrétariats d'autorités, bureau des budgets, de la logistique et du patrimoine du Secrétariat général commun départemental et différents autres services de la préfecture, Directions départementales interministérielles, élus de l'arrondissement, gendarmerie, autorités militaires, entreprises, usagers.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Réaliser une veille documentaire, Utiliser les outils numériques, Collecter et analyser des données, des informations, Relayer de l'information, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Avoir des compétences en informatique-bureautique,Discrétion, Savoir s'organiser, travailler en équipe, Savoir communiquer, Savoir s'adapter, Connaître l'environnement professionnel, Avoir le sens des relations humaines, Avoir des compétences budgétaires et comptables,Réactivité, Savoir rédiger

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale