Assistant Administratif Polyvalent H/F - Agisti

Gestion commerciale

- Saisie et envoi des devis, ordres de réparation (OR) et bons de livraison (BL),

- Relances clients pour accords/bons de commande,

- Facturation des OR/BL et suivi de l'objectif de facturation,

- Suivi et relance des règlements clients (échéances dépassées, envoi des échéanciers).

Gestion comptable

- Enregistrement des règlements clients dans l'ERP,

- Enregistrement des factures fournisseurs (paiement au 15 et 30),

- Scan et dépôt des factures/notes de frais au cabinet comptable et sur serveur,

- Extraction comptable mensuelle pour le cabinet.

Gestion administrative interne

- Suivi des feuilles d'heures des techniciens,

- Gestion administrative des salariés (notes de frais, suivi des formations, absences),

- Surveillance et gestion des consommables,

- Mise à jour du planning interne,

- Réservations pour déplacements (transports, hôtels, restaurants),

- Suivi, classement et archivage de documents,

- Gestion du courrier (réception et envoi).

Accueil et communication

- Accueil téléphonique et physique,

- Gestion et traitement des mails,

- Communication régulière avec le responsable d'atelier et le dirigeant,

- Rédaction de courriers, procédures administratives et notes de service interne,

- Préparation et organisation des réunions et rendez-vous.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public

Langues : Français exigé

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.