Assistante Administrative Polyvalente H/F - Tognella Architectes 2Ai

L'agence est scindée en 3 établissements, le poste est basé au siège social de Narbonne.
Nos projets sont à 90% dans le cadre des marchés publics ; la connaissance du Code des Marchés publics, et/ou l'expérience dans le monde de la construction et/ou de la commande publique serait un plus.
Toutefois, débutants ayant le bagage de formation et la motivation suffisants pour s'adapter à ce formalisme sont acceptés.

Le poste comprend les tâches suivantes :

- Accueil téléphonique
- Gestion des mails (généraux et administratifs de l'agence)
- Monter les dossiers de candidatures, correspondance et centralisation des dossiers de l'équipe (gestion des cotraitants) afin de répondre aux appels d'offres + maîtrise des plateformes numériques (dépôts dématérialisés et gestion des échanges dématérialisés)
- Etablissement et transmission des factures (maîtrise de Chorus Pro)
- Etablissement et transmission des certificats de paiement des entreprises (maîtrise de Chorus Pro)
- Suivi de la trésorerie
- Relance clients
- Préparer et transmettre les pièces comptables relatives à la TVA et au bilan (en lien avec la comptable)
- Régler les fournisseurs
- Gérer les stocks nécessaires au fonctionnement de l'entreprise
- Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'établissement des fiches de paies (en lien avec la comptable)
- Collecter et transmettre toutes les informations nécessaires lors des mouvements du personnel (en lien avec la comptable)
- Gérer les déclarations auprès des différents organismes lors des mouvements du personnel (complémentaire santé, SIST, prévoyance retraite, coffre-fort numériques des bulletins de salaires...)
- Déclaration de tous les projets en cours aux assurances

Qualités humaines souhaitées : motivation, aisance relationnelle, curiosité, autonomie, adaptabilité, réactivité

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Réaliser la gestion administrative du personnel, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.