Assistant Polyvalent Qualité et Médicale H/F - Medac Sas

Medac, laboratoire pharmaceutique français basé à Lyon, filiale d'un groupe Allemand, recherche pour son siège un(e) Assistant(e) polyvalent(e) Qualité et Médicale (H/F) en contrat à durée indéterminée.
L'Assistant(e) polyvalent(e) Qualité et Médicale a pour mission :
- De soutenir l'équipe Assurance Qualité en prenant la responsabilité de la gestion d'une partie des tâches de l'équipe ; et
- De participer à la prise en charge des tâches liées aux Informations Médicales et aux vigilances

Responsabilités principales
1) Assurance Qualité
- Vous assurez la prise en charge autonome des appels téléphoniques destinés à l'équipe Qualité :
- Prise de renseignements
- Enregistrement des réclamations
- En fonction de la charge de travail de la coordinatrice qualité, vous apportez votre aide dans l'enregistrement des preuves de formations des équipes internes et équipes de vente dans notre système de gestion de la formation
- Vous assurez le back-up de la gestion de notre système de gestion de la formation
- Sous la supervision des Pharmaciens, vous participez au traitement des réclamations clients :
- Vous créez et enregistrez des réclamations dans notre système de gestion documentaire (Veeva)
- Vous gérez en autonomie l'envoi et la réception des échantillons liés aux réclamations
- Sous la supervision des pharmaciens, vous participe à la création et à l'envoi des réponses aux réclamations notamment pour les situations standards

2) Informations Médicales et Vigilances
- Vous assurez la prise en charge autonome des appels téléphoniques d'Information Médicale
- Vous préparez et répondez aux questions d'information médicale de niveau 1.
- Vous transférez aux responsables médicaux les questions de niveau 2.
- Vous assurez la gestion, le suivi, les réconciliations et l'archivage des dossiers d'informations médicales
- Vous transmettez dans les délais impartis les signalements de pharmaco/matériovigilance aux prestataires externes et en assurer le suivi si besoin
- Vous utilisez le logiciel de gestion de l'information médicale pour l'activité quotidienne de gestion de l'information entrante.
- Vous assurez le suivi des Documents d'Information Médicale pour permettre leur mise à jour continue.
- Vous cordonnez votre présence ainsi que vos actions avec l'assistante information médicale et vigilances déjà en place.

Compétences requises et profil recherché
- Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +2 avec une formation en secrétariat idéalement orienté scientifique.
- Vous justifiez de minimum 3 ans d'expérience en assistanat, une expérience en industrie pharmaceutique idéalement en vigilance serait un plus.
- Vous êtes organisé(é), Rigoureux(se), dynamique et autonome et apte à gérer votre temps et prioriser. Vous aimez travailler en équipe.
- Vous avez une bonne communication orale et écrite.
- Vous maitrisez l'anglais (oral et écrit)

Les avantages à nous rejoindre
- Le cadre de travail est idéal (possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours /semaine).
- Nous prenons en charge 75% de l'abonnement de transports en commun.
- L'ambiance de travail est conviviale, et les occasions de se retrouver de façon informelle ne manquent pas !

Conditions du poste
- Poste à pourvoir en CDI, dès que possible
- Basé à Lyon (métro : Jean Jaurès)
- 39h par semaine, 13 RTT/an
- Rémunération à déterminer en fonction du profil.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion des emails, Renseigner des documents médico-administratifs, Assurer la confidentialité des informations médicales, Assurer un accueil téléphonique, Organiser la coordination des professionnels de santé (internes et externes) intervenant dans l'établissement, Relayer de l'information

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) de produits pharmaceutiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.