Assistant Administratif et Financier du Service et d'Implantation H/F - Office Francais de la Biodiversite

L'Office français de la biodiversité (OFB) est né le 1er janvier 2020. Ce nouvel établissement public, placé sous la tutelle des ministres chargés de l'environnement et de l'agriculture, a été créé pour protéger et restaurer la biodiversité. Il intègre les missions, les périmètres d'intervention et les 2 800 agents de l'Agence française pour la biodiversité (AFB) et de l'Office national de la chasse et de la faune sauvage (ONCFS).Mission :

- Assister les Chefs de Service au quotidien dans l'organisation pratique de l'équipe, avec un focus particulier sur les questions de ressources humaines, et -participer à l'organisation de la vie de l'implantation. Ces activités sont réalisées en binôme avec la deuxième assistante du service, qui est plus spécialisée sur les questions financières, et en coordination avec le Service Administratif et Financier de la DRAS.

Activités principales :
Préparation et suivi des dossiers administratifs du Service et de la DRAS (appui à d'autres services) :

-Instruire des dossiers relatifs aux personnels (agents permanents et occasionnels, stagiaires), information et conseil en tant qu'interlocuteur privilégié et gestion des procédures en relation avec la DRH et les agents des services,
-Suivre les dossiers logistiques, avec les services des autres directions concernées : réception, contrôle et exploitation des pièces relatives aux commandes, mises en concurrence et suivi des factures (billets de train, fournitures de bureau, commandes spécifiques etc.),
-Assurer le rôle de référent.e des logiciels internes de gestion des activités de travail et de frais de déplacement,
-Participer au réseau d'assistantes de la DRAS (autres services + Service Administratif et Financier) : réunions mensuelles et groupes de travail spécifiques,
-Participer aux réunions inter-directions organisées par la DRH, préparer des réunions, séminaires et autres événements (colloques).

Gestion administrative et logistique de l'implantation :

-Assurer des conditions d'accueil favorables aux agents (permanents et occasionnels) dans l'implantation,
-Assurer la gestion courante de l'implantation en coordination avec le responsable de l'implantation (entretenir, inventorier et gérer le stock des matériels et consommables, etc.),
-Gérer et mettre à jour les plannings d'utilisation, et assurer un suivi de l'entretien des véhicules administratifs du service.

Activités spécifiques :
Contrôler, vérifier et valider le soutien logistique pour la gestion du service :

-Transmettre et tenir informés les agents du service des nouvelles procédures,
-Appuyer les agents du service et d'autres services dans l'organisation de leurs déplacements, réservation des titres de transport et hôtels en métropole et l'étranger,
-Être en mesure d'assurer des missions financières en appui de l'assistante financière du service et effectuer son intérim pendant les congés annuels. Proposer un appui similaire aux autres services de la DRAS en fonction des besoins.

Secrétariat et soutien aux activités techniques :

-Assurer le suivi et la mise en forme des données de dénombrements de l'avifaune en Camargue et en réaliser le publipostage.

Cycle de travail proposé pour un temps plein, au choix :

-sur 5 jours - 38h25 par semaine (7h41 par jour) ouvrant droit à 25 jours de congés annuels et 20 RTT
-sur 4.5 jours par semaine - 36h50 par semaine (8h11 par jour) ouvrant droit à 22.5 jours de congés annuels et 9 RTT.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Pratique des techniques de communication,Connaissances, Connaissance de l'envrionnement professionnel, Maîtrise des logiciels de bureautique, Connaissance des procédures administratives

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.