Assistant - Assistante de Direction H/F - Ime du Fromez

Sous l'autorité hiérarchique du directeur de la structure concernée et faisant partie de l'équipe administrative de l'établissement, en lien également avec les 2 chefs de service,

Missions :
Le Technicien Supérieur « Assistante de direction » est chargé de l'assistance du directeur de l'établissement au niveau de l'organisation de ses tâches, de l'accueil et l'exécution des travaux de bureautique, de saisie administrative, de classement, de documentation et de tâches comptables simples, pour l'ensemble de l'établissement.
Il adhère aux valeurs du mouvement associatif et en partage les objectifs.

Vous avez pour mission de :
o D'occuper une fonction de veille dans les différents dossiers suivis par le directeur, de participer à la gestion de l'emploi du temps de la directrice.
o De participer au lien entre les différents champs de responsabilité de la directrice.
o De participer, sous la responsabilité du directeur de l'établissement, à la gestion des ressources humaines, en lien avec la comptable de l'établissement (contrat de travail,, dossier du personnel) et ce en lien avec le siège si besoin
o Vous gérez les dossiers du personnel et les relations avec la médecine du travail
o Vous êtes également responsable de l'accueil téléphonique et physique et de la ventilation de l'information.
o Vous diffusez les documents divers (fax, comptes-rendus, notes d'information ou de service.) aux personnels concernés, en lien avec les chefs de service.
o Vous êtes responsable de la saisie des présences des enfants. Vous réalisez des travaux de saisie informatique (courriers, bilans des enfants, compte-rendu, notes de service.).
o Vous gérez l'approvisionnement et les stocks de fournitures de bureau.
o Vous êtes responsable de la ventilation du courrier (émission et réception).
o Vous êtes responsable du suivi des dossiers administratifs (assurance, séjours, MDPH.).
o Vous réalisez régulièrement des travaux d'archivage, des travaux de classement...

Vous êtes titulaire du permis B.
Vous disposez d'une expérience de secrétariat ou d'assistance de direction, si possible dans le secteur médico-social ;
Vous maitrisez l'outil informatique, Word, Excel, PowerPoint, Outlook et si possible les logiciels spécifiques IMAGO et MORIO.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.