Secrétaire de Direction H/F - Domaine de la Courtade

Le Domaine est constitué d'une petite équipe polyvalente très impliquée. Pour celui-ci, nous recherchons une secrétaire de direction / administration des ventes H/F basée à Porquerolles.

Rattachement du poste : l'Assistant(e) de direction est rattaché(e) au chef d'exploitation selon l'organigramme de la SCEA La Courtade Porquerolles.

Responsabilités et missions :

Secrétariat technique et relationnel :

Standard téléphonique et informatique en français et en anglais.
Réception et expédition du courrier.
Suivi de dossiers variés liés aux ressources humaines, au suivi des fournisseurs, prestataires de service, etc. selon les besoins du chef d'exploitation.
Gestion de l'organisation du bureau.
Préparation de certains documents techniques et réglementaires (type Déclaration Récapitulative Mensuelle, etc.)
Suivi logistique des marchandises (traversées bateaux) avec le chef d'exploitation.

Administration commerciale :

Réception et gestion des commandes clients (professionnels et particuliers). Suivi des expédition (transporteurs, chronopost), des facturations, des règlements et des encours clients.
Mise à jour du fichier client, des tarifs, de la politique commerciale avec le directeur commercial
Réception ponctuelle des clients particuliers sur le Domaine, ventes en direct, suivi des ventes par internet.
Rédaction des documents douaniers liés à l'exportation (DAE).
Suivi administratif de l'activité de restauration (contrat de mise à disposition).

Comptabilité et social :

Préparation des documents comptables (factures clients et fournisseurs.) afin d'optimiser le travail du cabinet CERFrance lors de ses venues.
Préparation des factures pour leur paiement en lien avec le service des règlements, classification des documents comptables et suivi de leur règlement.
Mise à jour des documents et registres règlementaires (registre du personnel, registre de sécurité.)

Assistance diverse du chef d'exploitation selon les dossiers en cours
Participation à l'administration des travaux de refonte de la cave à Porquerolles.
Suivi du transfert de site de conditionnement à Hyères.
Suivi administratif de la flotte de véhicules et matériels agricoles avec le chef d'exploitation.

L'assistant(e) de direction est au carrefour des différentes activités du domaine et assure le lien entre la production, la commercialisation, l'oenotourisme et l'administratif. Il/elle est le bras droit du chef d'exploitation et du directeur commercial.

Sensibilité commerciale et relationnelle, polyvalence, dynamisme et intégrité sont les qualités requises pour mener à bien les missions confiées.
Possibilité de participer à l'accueil de clients et à des salons particuliers selon l'appétence commerciale.
- La connaissance du monde du vin est un plus.
- Maîtrise de l'anglais nécessaire.
- Rémunération selon profil (fixe + variable sur objectifs).
- Prise de poste dès que possible

La traversée Hyeres -> Porquerolles est prise en charge par l'employeur.
Du lundi au vendredi 8h00 - 17h00 (horaires ajustés en été pour faciliter les déplacements)

Experience : 3 An(s) - SECRETARIAT / ADV

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Langues : Anglais exigé

Qualification : Ouvrier qualifié (P1,P2)

Secteur d'activité : Culture de la vigne