Assistant de Direction - Vincennes H/F - Fonction publique Territoriale

Placé sous l'autorité du Directeur des Sports et de la Vie Associative (DSVA), l'agent accomplit son travail dans le cadre de son profil de poste et selon les horaires de travail hebdomadaires inscrits en annexe.
Participe à la mise en ½uvre des conventions et des décisions, et assure le suivi des actes administratifs.
Participe au classement et à l'archivage de " l'administration du service ".
Exécute, en binôme avec la gestionnaire de la Maison des associations, le budget de la DSVA (établit les bons de commandes, procède à la liquidation des factures, etc).
Participe à la préparation des Conseils Municipaux sous Oxyad et selon les instructions de son supérieur hiérarchique.
Saisit sous Eudonet tous les apports de la Ville aux associations (apports financiers et valorisation des apports en nature - mises à disposition de salles, de matériel, de personnel, etc).
Prépare les heures supplémentaires et les heures de sous-sol des agents.
Participe aux réunions et réalise les comptes-rendus.
Réalise les commandes de fournitures et produits d'entretien en lien avec le responsable de la gestion des équipements.

Accueillir le public à la DSVA et filtrer les appels.
Gérer le courrier de la DSVA : rédiger les courriers, notes, convocations et comptes rendus.
Assurer le traitement des informations et des communications du service (courriers, mails).
Préparer les dossiers du jour et les dossiers pour les réunions.
Participer au suivi administratif des relations avec les partenaires associatifs.
Aider ponctuellement les agents du service dans leurs travaux de saisie, de transmission de connaissances en informatique et participer au classement et archivage des documents.
Aider à la réalisation d'opérations budgétaires et/ou financières (dont bons de commande).
Suivre la commande des fournitures et suivre l'inventaire des produits ménagers.
Saisir et suivre les demandes d'intervention dans les sites sportifs et salles municipales
Diffuser les notes et consignes aux agents d'accueil et d'entretien des gymnases
Saisir les arrêtés de fermeture des terrains selon les instructions du responsable logistique.
Participer à la préparation des Conseils Municipaux dont l'Ordre du Jour comporte des points relatifs aux associations.

Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité. Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, de grammaire, d'expression orale ainsi que de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Messagerie, Internet). Notions de la comptabilité des collectivités locales. Sens de l'initiative, de l'organisation et respect de la confidentialité. Motivé et ayant le goût de la relation avec le public, l'agent doit faire preuve de disponibilité et du sens de la mesure. Sérieux, efficace, il présente des qualités d'adaptation et sait travailler en équipe.