Adjoint Administratif en Unite de Soutien aux Poles H/F - Fonction publique Hospitalière

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Participer aux missions confiées à l'Unité de Soutien administrative aux Pôles qui collabore de manière étroite avec les trinômes de pôle (Chef de pôle, Cadre Supérieur de Santé, Cadre administratif)

Fonctions secrétariat
- Organisation de réunions, programmation et logistique
- Accueil téléphonique (régulation) et physique
- Saisie et mise en forme de courriers
- Reproduction et diffusion de documents divers
- Traitement du courrier (papier et électronique) : tri, diffusion, expédition, classement
- Gestion des commandes de fournitures
- Coordination de l'information : diffusion des informations institutionnelles aux pôles.

Gestion des dossiers institutionnels et spécifiques
- Participation à la gestion des dossiers institutionnels. dossiers d'autorisation d'activités de soin ou d'équipement lourd - dossiers de labellisation
- Suivi des délais
- Suivi et organisation des visites de conformité

Formalisation, actualisation et suivi des conventions & partenariats
- Formalisation des conventions : rédaction, sécurisation juridique et financière
- Suivi financier des conventions
- Gestion des échéances
- Gestion de la base documentaire
- Relations avec les associations : rencontre des porteurs de projets, construction des partenariats, mise en place organisationnelle, rôle d'interface entre les Pôles et la direction chargée de la gestion du secteur associatif, mise à disposition de badge pour les bénévoles.

Intérêts, contraintes, spécificités du poste :
- L'unité intervient en soutien administratif de plusieurs pôles qui sont localisés sur 2 établissements
- Transversalité, diversité d'interlocuteurs : capacité à travailler de façon collaborative