Assistant - Assistante de Direction H/F - Provence Alpes Agglomeration Ca

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et de la Chef de service de l'Administration Générale, les missions de l'Assistant.e de Direction sont :

- Assistance de la Directrice Générale des Services :
° Gérer l'agenda de la DGS : prendre et organiser les rendez-vous et réunions (dont réunion CODIR)
° Programmer des réunions en visio-conférence
° Mettre en forme divers courriers, notes de services, notes internes et rapports
° Gérer le courrier de la DGS et du Secrétariat Général : recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques, constituer des listes de publipostages
° Gérer les dossiers de la DGS : constitution des dossiers, classement, archivage, préparation des dossiers pour les réunions
° Gérer les réservations de la salle de réunion du premier étage

- Gestion des Assemblées, Bureaux, Conférences des Maires :
En collaboration avec les agents du service du Secrétariat Général
° Assurer l'organisation des réunions du Conseil, du Bureau, de la Conférence des Maires : organisation de la salle (avec le Cabinet et les services techniques), convocation, feuille de présence, préparation des dossiers et suivi des comptes-rendus
° Assurer le suivi des Commissions : envoi des convocations et des comptes-rendus (en lien avec les services)
° Saisir et suivre les Délibérations (diffusion des Délibérations auprès des services et organismes extérieurs)
° Assurer la publication des actes sur le site Internet (Délibérations, décisions, arrêtés hors RH)

- Assistance à la gestion des archives de la Collectivité :
° Assister l'agent du Secrétariat Général dans le gestion des archives (tri, élimination...)

Profil du candidat : Titulaire du Baccalauréat et/ou expérience d'Assistant.e de Direction ou similaire souhaitée.

Savoirs :
- Connaissances de l'environnement institutionnel, des procédures administratives et des techniques de gestion des archives
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques
- Bonne connaissance du fonctionnement de la messagerie électronique
- Règles de l'expression écrite et orale
- Techniques de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la Collectivité et des partenaires
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, gestion des priorités
- Sens relationnel
- Rigueur, disponibilité et adaptabilité
- Respect de la confidentialité

Relations fonctionnelles :
Internes : avec les deux agents en charge du Secrétariat de Direction et la gestion des Instances, la Chef de service, la Directrice Générale des Services, l'ensemble des agents de la Collectivité et les Elus
Externes : avec les autres Collectivités et les organismes extérieurs.

Spécificité du poste : Possibilité d'horaires décalés suivant les réunions d'Instances (de 17h00 à 20h30).

Contacts et informations complémentaires :
Transmettre votre CV ainsi que votre LETTRE DE MOTIVATION au service des Ressources Humaines : ****@****.** \_ **.**.**.**.**

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.