Assistant·e Administratif·ve H/F - Diaconat de Bordeaux

Sous la responsabilité des Directeurs de Pôle, l'assistant(e) administratif (ve) travaille en collaboration étroite les différents services du siège social.

Mission :
L'assistant(e) adminsitif(ve) assiste un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, secrétariat général, communication, préparation de réunions.). Il ou elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Principales tâches et responsabilités :
Organisation des agendas :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Directeurs (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des Directeurs (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).

Gestion administrative :
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).

Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Direction)

Formation requise :
Bac Pro gestion administration, BTS assistante de gestion ou équivalent
Expérience de 3 ans souhaité sur un poste équivalent

Qualités personnelles (savoirs-être) :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Faire preuve de rigueur et de précision

Expérience dans la fonction/compétences :
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Connaissance du Pack Office

Condition de travail :
- 35H
- Travail du lundi au vendredi
- Lieu de travail : centre ville de Bordeaux

Avantages : Tickets restaurant

Experience : 2 Mois

Compétences : Argumentation commerciale, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.