Responsable du Pôle Secrétariat à la Cour Nationale du Droit d'Asile - Chambre Territoriale de Marseille H/F - Conseil d'Etat

Sous l'autorité du/de la chef(fe) de chambre, vous êtesprincipalement chargé(e) de l'encadrement fonctionnel et du pilotage du secrétariat de la chambre, du traitement des dossiers affectés dans la chambre en veillant à la bonne exécution des actes de procédure, et de la gestion des audiences.

VOSMISSIONS

1/ Animer et encadrer le secrétariat de la chambre sous l'autorité du/de la chef(fe) de chambre :
- Gérer le temps de travail des secrétaires affectés dans la chambre : validation des congés, gestion des horaires de travail et du télétravail;
- Organiser les tâches du secrétariat : gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc.)notamment en gérant le remplacement des agents absents;
- Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation;
- Participer à l'évaluation des secrétaires d'audienceen veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires;
- Rendre compte au/à la chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d'initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.

2/Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre :
- Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d'audience pour préparer l'enrôlement;
- Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu'ils puissent être inscrits au rôle d'une audience(saisies d'informations sur les logiciels informatiques; transmission des dossiers à d'autres services de la Cour...).

3/Assurer la gestion des audiences :
- Préparer l'audience : convocation des parties à l'audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d'instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement...;
- Organiser la tenue de l'audience publique et notamment :
o Veiller à la fluidité de l'audienceen assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition;
o Appeler les affaires inscrites au rôle de l'audience;
o Remplir le rôle de l'audience et les fiches «interprétariat»;
- Effectuer le suivi de l'audience : enregistrement du sens du délibéré; traitement des décisions de renvois; notification des décisions; archivage.

Vous travaillezen liaison avec les rapporteurs de la chambre, et est le référent du secrétariat auprès des autres services de la Cour :services du greffe, des ordonnances, de l'interprétariat, de l'accueil des parties et des avocats, et le bureau d'aide juridictionnelle.

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

- Maniement des outils bureautiques et des logiciels dédiés à l'activité juridictionnelle de la Cour

- Connaissances en ressources humaines (congés, absences)
- Connaissances en informatique

Niveau initiation :
- Connaissances du fonctionnement et de l'organisation d'une juridiction
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Savoir-faire

Niveau maîtrisé :
- Capacités d'organisation et de gestion de son temps et de son équipe
- Respecter des délais
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte
- Capacité à identifier les problèmes liés à l'utilisation des logiciels et outils bureautiques

Niveau pratique :
- Techniques de management

Savoir-être
- Goût du travail en équipe et du contact avec le public
- Autonomie et réactivité
- Qualités relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Etre audacieux
- Etre agile