Contractuel c - Saij Aix en Provence - Secrétaire au Sevrice Informatique H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

ACTIVITE DE GESTION DU PARC INFORMATIQUE

· Classer les bons de livraison, les enregistrer

· Procéder à des extractions régulières d'easy vista aux fins de vérifications de l'enregistrement des données par les juridictions et en amont des commandes

· Procéder à des extractions et des comparaisons entre EASY VISTA, les commandes et les VP de remise du stock du SAIJ aux fins de vérification et d'analyses avec le RGI

· Procéder à des extractions régulières d'OCS aux fins de comparaison et d'analyse avec les RGI

ACTIVITE DE SUIVI DU STOCK DU MATERIEL INFORMATIQUE DU SAIJ

· Préparer les PV de remise du matériel sorti du stock du SAIJ, les classer (papier et dématérialisés)

· Faire signer les PV, les fournir au bénéficiaire, les scanner et les enregistrer sur le réseau

· Mettre à jour le tableau de suivi des PV «minutier» afin de permettre un suivi de la répartition du stock du matériel par arrondissement et par année

· Organiser le suivi du stock du matériel réceptionné au SAIJ

· Prendre en charge les livraisons et rangement du matériel livré au SAIJ dans le stock

· Organiser le local du stock

ACTIVITE BUDGETAIRE

· Etablir les devis sollicités par les RGI

· Rédiger les bons de commande du service

· Etablir les demandes d'achat sur chorus formulaire

· Renseigner le tableau de suivi budgétaire partagé service informatique et pole chorus

· Mettre à jour le tableau annuel des achats par arrondissement

· Assurer un suivi régulier des SF : Saisir les juridictions en cas de besoin, enregistrer les SF sur le réseau, établir les SF dans chorus formulaire, renseigner le tableau de suivi partagé chorus- service informatique,

· Scanner et classer les SF papier sur l'informatique, les faire parvenir au pôle chorus

· Assurer le classement papier et informatique de la vie de chaque commande des crédits régionalisés informatiques en fin de chaque année en vue de sa conservation

FORMATION INFORMATIQUE

· Solliciter des devis et établir les bons de commandes en lien avec le RGI

· Préparer les convocations et les attestations de présence

· Enregistrer dans le logiciel dédié les sessions de formation ouvertes

· Etablir les statistiques sollicitées par le Rgi

· Accueillir les stagiaires et les formateurs de la salle de formation informatique du SAIJ

ARCHIVAGE

Procéder à l'archivage papier et informatique des documents du service informatique conformément à la circulaire

ACTIVITE INFORMATIQUE (En l'absence du CLI)

· Procéder aux premières vérifications en cas de panne informatique

· Etablir un ticket au DIT

Savoir-faire

· Diffuser une information, une publication

· Mettre en forme un document, un tableau

· Organiser une réunion, un suivi de dossier

· Prioriser les activités

· Compétence rédactionnelle

Savoir être

· Faire preuve de discrétion

· Être réactif et disponible

· Sens de l'organisation
Afficher la suite
· Sens des relations humaines et du travail en équipe

Connaissances

· Applications informatiques métier

· Bureautique et outils collaboratifs

· Classement, archivage

· Environnement administratif, institutionnel et politique

· Techniques de secrétariat