Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Mlj3m

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, vous participerez à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle, au travail d'accueil/information/orientation/accompagnement du public jeunes (16-25 ans).

ACTIVITES/MISSIONS :
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
- Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages.
- Mission complémentaire : accueil physique du public.

SAVOIR FAIRE :
- Techniques de secrétariat et gestion administrative
- Techniques d'accueil et gestion de public
- Très bonne capacité rédactionnelle et de mise en page
- Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
- Expérience auprès du public 16/25 ans souhaitée

SAVOIR-ÊTRE :
- Savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale
- Sens de l'analyse / esprit de synthèse
- Qualités relationnelles d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes

Expérience professionnelle de 2 ans dans le domaine du secrétariat exigée.

Date limite de candidature : 26 mai 2025

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.