Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ariq Btp

Association Paritaire Loi 1901 à but non lucratif créée en 1989 par les Organisations Professionnelles d?employeurs et de salariés du BTP de Bourgogne
L?ARIQ BTP BFC a pour mission de favoriser l?insertion durable de demandeurs d?emploi, notamment des jeunes, dans les entreprises du BTP, tout en assurant la formation professionnelle nécessaire.Au sein d'une équipe humaine et dynamique, sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Secteur, vous assurez la gestion administrative et technique de nos différents domaines d'activités :
- Information/Orientation,
- Evaluation,
- Accompagnement,
- Insertion,
- Professionnalisation,
- Formation,
- Ingénierie pédagogique.

Vos principales missions de préparation, de gestion administrative et de suivi des dossiers fait de vous un collaborateur central dans l'équipe.
Vous effectuerez vos missions dans une équipe de 5 personnes, vous veillerez au montage administratif rigoureux de chaque dossier, en respectant les délais et en y garantissant une qualité exemplaire.

Vos principales missions seront notamment les suivantes :
Assurer l'accueil
Assurer la gestion des appels téléphoniques
Gérer la correspondance électronique
Elaborer et mettre en page des documents tels que contrats, conventions de formation, planning de formation
Rédiger et diffuser aux entreprises et aux bénéficiaires les documents relatifs à la formation
Rédiger, mettre en forme et distribuer divers documents et les classer de manière appropriée
Coordonner administrativement la mise en place des formations auprès des différents acteurs
Mettre à jour les données de suivi des activités de la structure, notamment les tableaux de bord et les tableaux de résultats
Réaliser le suivi complet et la conformité des dossiers tout au long de leur traitement
Suivre les procédures administratives internes ainsi que les normes établies par Qualiopi
Planifier, suivre et vérifier la réalisation des formations

PROFIL RECHERCHE :
Vous faites preuve de dynamisme, de capacité d'adaptation et de polyvalence.
- Aptitude à organiser efficacement votre travail en fonction des priorités et des objectifs définis,
- Capacités à écouter activement et à faire preuve d'empathie envers les autres
- Aptitude à communiquer de manière fluide et à s'adapter à différents interlocuteurs et services,
- Capacité à travailler avec rigueur et précision dans toutes les tâches
- Capacité d'organisation, d'animation, de travail en équipe, avec un excellent relationnel
- Capacité d''anticipation et de polyvalence.

De formation Bac +2 minimum et/ou d'expérience significative à un poste similaire qui vous permettront de vous déployer rapidement au sein de la structure et de l'équipe (expérience dans le BTP ou la formation serait un plus).

Permis B
Excellente Maîtrise du Pack Office et habitué(e) à fonctionner avec un ERP

LOCALISATION
Quelques déplacements sont à prévoir au siège à Dijon ou dans les agences (réunion, formation,.)

DETAILS SUR LE CONTRAT DE TRAVAIL
CDD de 12 mois
Poste au statut Etam
Horaires : 8h - 12h / 13h30 - 17h30 (à définir avec le responsable de secteur)
Poste à pourvoir : au 19 mai 2025

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.