Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - ESVU

Vous êtes responsable du suivi administratif des véhicules entrant et sortant de l'atelier, de la constitution et de la gestion des dossiers réglementaires post-transformation.
Vous assurez également le lien avec les parties externes pour la collecte des documents nécessaires, et vous participez à la communication globale de l'entreprise.
Responsabilités spécifiques
Suivi administratif des véhicules
- Référencer les véhicules à leur arrivée pour assurer un suivi tout au long du processus de
transformation
- Assurer la mise à jour quotidienne du suivi des véhicules en atelier via les outils dédiés (Notion,
EBP, etc.)
- Participer aux réunions de planification pour suivre l'état d'avancement des projets et récupérer
les informations nécessaires à la constitution des dossiers
Gestion documentaire réglementaire
- Effectuer les relances auprès des constructeurs et des clients pour obtenir les documents
nécessaires à la transformation
- Récupérer les données issues du contrôle qualité réalisé par le responsable planning
- Rédiger les annexes et les dossiers réglementaires pour chaque véhicule transformé
- Transmettre ces documents aux parties prenantes externes (clients, constructeurs, etc.)
- Assurer l'archivage des dossiers pour garantir leur traçabilité sur une période de 10 ans
Outils de suivi et amélioration continue
- Utiliser les outils actuels (Notion, EBP) pour le suivi des véhicules
- Participer au développement ou à l'amélioration d'outils internes pour optimiser la gestion du
suivi avant, pendant et après la transformation
Communication
- Suivi et développement des outils de communications
- Accompagner les commerciaux pour alimenter les supports de communication : site internet,
compte Instagram, compte LinkedIn
- Assurer la cohérence et la régularité des publications
Vous vous déplacez 1 fois par semaine sur notre autre site à Evreux avec le véhicule de service.

Experience : 2 An(s) - ou diplôme en lien

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Compétences rédactionnelles solides, Excel, Notion et EBP ou équivalent, Gérer des documents réglementaires complexes

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Fabrication de carrosseries et remorques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.