Secrétaire Pédagogique H/F - Universite Paris-Saclay

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Poste

Missions du service :

Inscriptions ;
Aide à l'organisation de la formation à l'examen d'entrée au Centre Régional de Formation Professionnelle des Avocats (CRFPA) ;
Aide à l'organisation de l'examen d'entrée au CRFPA.

Activités principales de l'agent-e :

Assurer le secrétariat administratif et pédagogique de l'Institut d'Etudes Judiciaires (IEJ) ;
Gérer les inscriptions des étudiants-es ;
Assister pour les galops d'entraînements, à la gestion de l'examen d'entrée au CRFPA.

Profil

Connaissances, savoirs :

Connaissance générale de l'enseignement supérieur et de la structuration universitaire ;
Connaissance générale de l'offre de formation de l'IEJ ;
Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique.) ;
Connaissances des systèmes d'information de gestion des étudiants-es (Apogée,.) ;
Excellente maîtrise de la langue française.

Savoir-faire :

Savoir accueillir, informer et orienter les usagers-ères et le personnel de la structure ;
Savoir restituer et transmettre l'information ;
Trier, hiérarchiser et classer ;
Travailler en équipe ;
Gérer la confidentialité ;
Partager l'information ;
Appliquer et faire appliquer la réglementation.

Savoir-être :

Être disponible, dynamique et à l'écoute des interlocuteurs-rices ;
Être réactif-ve ;
Savoir s'adapter au changement et à l'évolution des fonctions ;
Être autonome.

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).